バーチャルオフィスの費用は、大きく分けてイニシャルコストとランニングコストに分けられます。初期費用がどれくらいかかるかによって、バーチャルオフィスの選び方も異なってきます。

バーチャルオフィス各社によって入会金の考え方や料金は異なりますが、一般的には月額料金の2ヶ月分が相場です。月額料金が安くても、入会金が高い場合もあります。

2ヶ月以上の料金ならば相場より高いという認識を持っていいでしょう

また、バーチャルオフィスには郵便転送や電話転送などのサービスがあり、預託金として郵送料金や通話料金のデポジットを最初に入金する必要がある場合があります。

後払いの形式を採用しているバーチャルオフィスの場合、保証金を請求される場合もあります。

バーチャルオフィスを選ぶ際には、キャンペーンで入会金が0円になっていてもこうしたデポジットや保証金は必要になる場合があるので、契約時に確認すべき点です。

バーチャルオフィスの選び方において最重要な項目の一つです。料金はバーチャルオフィス各社まちまちですが、バーチャルオフィスの料金はたていていオフィスの賃貸料に比例しており、バーチャルオフィスの存在するオフィス賃貸料が転嫁される傾向にあるので、駅のそばや一等地、設備が豪華な所ほど、月額費用が高くなる傾向にあります。

一般的に、レンタルオフィスが運営するバーチャルオフィスは料金が高めに設定されています。しかし、その理由は前述の通りです。バーチャルオフィスの料金は、1万円以上の高額なものから、1,000円以下の激安なものまでありますが、あまりにも安いバーチャルオフィスには注意が必要です。

上記の入会金とは別に、保証金、預り金、郵便転送手数料、年会費が別途発生する場合があります。保証金は、月額利用料金などの利用料が万が一未払いになった時に補填するためのものです。

「預り金」は「デポジット」とも呼ばれ、これは郵便物の郵送費用、転送電話や電話代行などの通信費用に補填されます。

「郵便転送手数料」は、切手などの郵送費用とは別に発生するものです。郵便を転送する際にかかる作業費用のことで、1回ごとに費用が発生する場合があります。ほとんどの場合、月額基本料金に含まれていますが、月額料金が極端に安いバーチャルオフィスの場合は、月額費用とは別に郵便転送の手数料が発生する場合があるため、要注意です。

その他、ほとんどの場合は月額費用のみですが、「バーチャルオフィス」運営会社によっては、年会費を別途取る場合があります。

このように、一見月額が安く見えても、目に見えない費用があることを理解していただけると幸いです。

一見月額利用料金が安くてもその場合、ある程度長い契約期間必要な場合があります。

手前味噌ですが当社の場合でも毎月払い、3ヶ月払い、1年払いと期間が長くなるに従い月々の料金がお得になるような仕組です。

当然最低契約期間のことなどホームページにしっかりと記載すべきことですが、中には記載しない会社もございますので、改めて電話やメールなどで最低契約期間等の条件を聞くことをおすすめします。

バーチャルオフィスの住所サービスは住所利用、法人登記、郵便物受け取り、郵便物保管と4つに大きく分けられますが、その中で選び方として注意する重要な項目の一つに郵便物転送があげられます。法人組織として利用する場合、郵便物の中には請求書や契約書など重要なものも少なからず含まれています。

特に郵便の中でも大事なのは請求書関連。バーチャルオフィスを転送されてお客様の元に届くため、支払いサイトが短い請求の場合、支払い期日を過ぎてしまったりと事故も起きる可能性があります。そのためこまめに郵送してくれるバーチャルオフィスを選んだほうが無難です。

郵便転送は各社により異なりますが、通常は月4回程度送られるのが標準です。しかし、中には郵便転送が月に1回、2回のところや、郵便転送は別途オプションになるところもありますので、その点はどれだけ郵便物が届くか予め想定しておくことが大事です。あらかじめサービス内容に郵便転送がどのような内容で入っているか確認をお勧めします。

郵便物受け取りサービスは各社により異なりますが、その中で郵便物受け取りの連絡が標準のところと、別途オプション料金が発生する場合がございます。郵便物受け取りの連絡がある場合、重要な書類が到着した場合にいち早く確認できるため、できれば郵便物受け取り連絡がある方が望ましいです。

ほとんどのバーチャルオフィスは商用目的で運営されているため、法人登記が可能なはずですが、稀に登記ができない場合や、登記が可能でも追加の料金がかかる場合があります。そのため、注意が必要です。

個人事業主の場合でも、将来的に法人化を考える場合は、法人登記が可能なバーチャルオフィスを選ぶことをおすすめします。個人事業主から法人に移行する場合や、名義変更などの手続きが必要な場合は、手数料が発生する場合や月額利用料金が変更される場合があるため、注意が必要です。

バーチャルオフィスには、無人の場合があります。このこと自体は大きな問題ではありませんが、クライアントが予約なしで来訪した場合には、誰もいないということであまり良い印象を与えない可能性があります。

また、無人の場合、ポストに溜まった郵便物は定期的に社員が回収して郵送するため、リアルタイムでの郵便物の受け取り確認ができず、受け取り連絡が遅れる場合があります。また、来店による郵便物の受け取りが不可能な場合もありますので、この点も事前に確認が必要です。

バーチャルオフィスを選ぶ際の基準の一つに場所があります。レンタルオフィスとは異なり、バーチャルオフィスはその場所のスペースを借りることはないため、ある意味どこでもいいと思われるかもしれません。しかし、実用性を考えると、自分が住む場所から近いところで交通の便が良い場所が望ましいです。

なぜなら、郵便物をすぐに受け取りたい場合や緊急時に近い方が便利だからです。また、顧客との打ち合わせに会議室を借りる場合などもあり、近くにオフィスがある方が便利です。住所のブランドで選ぶことも大切ですが、将来的なことを考えると利便性も重要な要素です。

会議室等のスペースを借りることができるのかがバーチャルオフィスと私書箱との大きな違いと言って過言ではありません。ビジネスを考えると少なからず打ち合わせがあるのではないでしょうか。殆どないかもしれませんが、やはり打ち合わせを考えると会議室は必要ですそのようなサービスがあった方がいいです。

オプションサービスになっている場合が多く、1時間単位でお金がかかると思いますのでいくらくらになるか予め確認しておくといいと思います。

最近では時間貸しレンタルオフィスやシェアオフィス等、共有スペースを割と低コストで借りることができるサービスが流行しております。バーチャルオフィスユーザーは基本自宅で内勤作業することが中心になりますが、時間単位で作業スペースを借りることができた方がいいでしょう。