バーチャルオフィスとは？
バーチャルオフィスとは意味や定義について動画や図解でわかりやすく説明します
近年、働き方が多様化し、オフィス選びも一昔前とは異なる選択肢が増えてきました。通常の賃貸オフィスやシェアオフィスに加え、シェアオフィスやバーチャルオフィスといった選択肢も増えました。
しかし、バーチャルオフィスとシェアオフィスの違いを理解していないと、選択に誤りが生じる可能性があります。この記事では、特にバーチャルオフィスとシェアオフィスの違いを詳しく解説し、あなたが自分のビジネスニーズに合ったオフィスを選べるようになることを目指します。
まず、バーチャルオフィスとは実際の物理的なオフィスを持たず、企業の登記やビジネスアドレスとして利用するサービスのことです。
例えば、起業家が自宅で仕事をしている場合でも、バーチャルオフィスを利用することで、都心のオフィスビルをビジネスアドレスとして使用することができます。
バーチャルオフィスとは？
バーチャルオフィスとは意味や定義について動画や図解でわかりやすく説明します
物理的なオフィスを持たないため、家賃や光熱費がかからない。
都心のオフィスビルをビジネスアドレスとして利用できるため、企業の信頼性が上がる。
自宅やカフェなど、好きな場所で仕事ができる。
物理的なオフィスがないため、社員同士のコミュニケーションが制限される。
オフィス設備がないため、会議室やプリンターなどを利用することができない。
バーチャルオフィスのより詳しいメリットとデメリットは下記を参照ください
シェアオフィスは、複数の企業や個人が共同でオフィススペースを利用するサービスです。デスクや会議室、共有設備が提供され、利用者は月額料金を支払ってこれらの設備を利用します。通常、椅子とデスクはフリーアドレス制になっており、日によって座る場所が異なることがあります。また、利用可能な席数に限りがあるため、満杯の場合は入室できない場合があります。
シェアオフィスは、オフィススペースや設備を共有するため、家賃や光熱費が抑えられます。東京都内のシェアオフィスの相場は、月額2万円前後であり、シェアオフィスの場合は最低でも4～5万円かかります。したがって、シェアオフィスはより安価にオフィスを利用することができます。
これはシェアオフィスの最大のメリットの一つです。シェアオフィスや個室になっている場合や、バーチャルオフィスでは、スペースが限られているため、交流の機会が限られます。一方、シェアオフィスでは、オフィス内の机や椅子を共有することができるため、自然に交流が生まれることがあります。これにより、新たなアイデアやビジネスチャンスが生まれることもあります。
また、シェアオフィスの運営者が定期的に交流イベントやセミナーを開催することもあります。これにより、参加者同士が知識や経験を共有し、ビジネス上の協力関係が築かれることがあります。異業種交流が進むことで、自分のビジネスに対する新たな視点や発想が得られることもあります。
通常の賃貸オフィスの場合、最低契約期間が2年などの縛りがありますが、シェアオフィスは、契約期間やスペースの利用に関して柔軟性が高いのが特徴です。例えば、将来的には大きなオフィスに移動するが、短期間だけオフィススペースを利用したい場合や、ビジネスの拡大・縮小に応じてスペースを変更したい場合にも対応が容易です。
一部のシェアオフィスでは、24時間利用可能な場所も存在します。また、複数の拠点を利用できるプランが提供されており、自分の働き方やスケジュールに合わせてオフィスを利用することが可能です。さらに、シェアオフィスの料金プランも様々であり、必要な設備やサービスに応じて自分に合ったプランを選ぶことができます。これにより、無駄なコストを抑えながら、効率的にオフィス環境を整えることができます。
シェアオフィスは机や椅子がすべて共有でオープンスペースでの作業が主となります。
オフィス内で電話で話たり、打合せや面談などがある場合、機密性が求められる業務やディスカッションにおいては、周囲の耳に入らないよう配慮が必要です。
他の利用者と共有スペースを利用するため、周囲の騒音や会話が気になり、作業に集中しにくいことがあります。
他の利用者と共有スペースを利用するため、騒音や他人の行動による影響がある。
これは例えば、電話やパソコンの操作、打合せがなどが挙げられます。
個室ではないため、仕事に集中したい時でも電話の話声などが気になります。
設備、費用面からも「バーチャルオフィス」と「シェアオフィス」は様々な違いがあります。ここでは
費用やサービスの違いを比べてみたいと思います。
バーチャルオフィスは、物理的なオフィススペースを持たず、ビジネスアドレスや電話応対サービスなどが提供されるサービスです。そのため、初期費用はシェアオフィスに比べて格段に安くなります。入会費用や登録費用という名目で、一度だけ支払う登録費が必要です。通常、数千円～数万円程度です。電話応対サービスや会議室利用が付くプランでは、1万円～3万円程度となります。
一方、シェアオフィスは、実際のオフィススペースを共有するサービスです。そのため、初期費用はバーチャルオフィスよりも高くなることが一般的です。入会金が発生する場合があり、通常、数万円～10万円程度です。
スペースを借りることになるので、シェアオフィス運営会社によっては、保証金が必要となることがあります。通常、1ヶ月～3ヶ月分の利用料金が保証金として求められます。
バーチャルオフィスは、物理的なオフィススペースを持たず、ビジネスアドレスや電話応対サービスなどが提供されるサービスです。月額料金はプランによって異なり、以下のような料金体系が一般的です。
・ビジネスアドレスのみのプランで数千円～1万円程度
・電話応対サービス付きプランで1万円～2万円程度
一方、シェアオフィスは、実際のオフィススペースを共有するサービスで、月額料金は利用するスペースや設備によって異なります。スペースがあるため、月額料金が高くなる傾向にあります。都内のシェアオフィスでは最低でも月額1万5000円～3万円程度が一般的です。
バーチャルオフィスとシェアオフィスの月額料金の違いを考慮すると、物理的なオフィススペースが不要であればバーチャルオフィスがコスト面で有利です。一方で、実際に働く場を求める場合はシェアオフィスが適しています。自分のビジネスニーズや予算に合わせて、最適なオフィスサービスを選択しましょう。
シェアオフィスは、共有スペースがありますので、フリーアドレス制度を採用し、実際に仕事場として利用することができます。一方で、バーチャルオフィスは、仮想オフィスであり、スペース自体が存在しません。
どちらが適しているかは、個人のニーズによって異なります。例えば、自宅で仕事ができない場合は、シェアオフィスが適しているでしょう。一方で、ビジネスアドレスや電話番号が必要だけで、実際のオフィススペースを必要としない場合は、バーチャルオフィスが適しているでしょう。
以上のように、シェアオフィスとバーチャルオフィスは、それぞれの特徴を持っています。自分のビジネスに合ったサービスを選ぶことが重要です。
シェアオフィスやバーチャルオフィスでも、多くの場合会議室や応接室が用意されています。シェアオフィスには、無料で利用できるラウンジスペースがある場合があり、そこでの打ち合わせも可能です。一方、バーチャルオフィスでも、会議室や応接室などのサービスが提供されることが多いですが、完全個室の場合は有料になることがあります。利用方法や費用については、各サービスによって異なるため、事前に確認が必要です。
シェアオフィスやバーチャルオフィスでは、一般的なオフィスと異なりフリーデスク制が採用されているため、個別に固定電話機やFAX機器を置くことができないことが多いです。
バーチャルオフィスの場合、実際にオフィススペースが存在しないため、NTTなどの電話会社との契約ができず、電話機を利用することもできません。
しかし、シェアオフィスやバーチャルオフィスの運営企業は、転送電話サービスや電話代行のオプション、インターネットFAXなどを用意しており、これらを利用することで固定電話機やFAX機器の代わりとして利用することができます。転送電話は、携帯電話などに転送されるため、柔軟かつ便利に利用することができます。
バーチャルオフィスを利用する場合、シェアオフィスに比べて郵便物の受け取りに時間がかかることがあります。
シェアオフィスでは、他の会社とポストを共有しており、運営スタッフが受け取りを仕訳して受付できるため、ほぼリアルタイムで受け取ることができます。
一方、バーチャルオフィスでは自分がオフィスにいないため、郵便物を取りに行くか、転送を依頼する必要があります。そのため、郵便物の受け取りにタイムラグが数日発生する可能性があるため、注意が必要です。
「シェアオフィス」と「バーチャルオフィス」は、現在、多くの起業家や中小企業経営者にとって人気のあるオフィス選択肢となっています。しかし、どちらが自分のビジネスに適しているのかは、それぞれの特性を理解する必要があります。
「シェアオフィス」は、通常の賃貸オフィスのように契約期間を定めることなく、他社とオフィスを共有するサービスです。必要な期間、必要なスペースを借りることができます。一方、「バーチャルオフィス」とは、実際にオフィススペースを借りることなく、ビジネスアドレスや転送電話番号などを利用して、ビジネスを行うことができるサービスです。
これらの違いを理解した上で、自分のビジネスに適した選択をすることが重要です。例えば、士業や人材紹介など、許認可の届出用オフィスの要件がある場合には、シェアオフィスが適しています。事前に要件を確認し、シェアオフィスを選ぶことが大切です。
一方、形のない無形サービスや小さな商品を扱う場合には、バーチャルオフィスが適しています。また、ビジネスを開始する前に、オフィススペースを借りることに躊躇する場合にも、バーチャルオフィスが役立つことがあります。ビジネスがうまくいかなかった場合でも、最小限の費用で済むため、リスクが少ないことが特徴です。
さらに、コストパフォーマンスやメリット・デメリットを比較することも重要です。シェアオフィスは、より豊富な設備やサービスを提供する場合がありますが、コストが高い傾向があります。バーチャルオフィスは、コスト削減につながる一方で、顧客との対面接客などの面で効果が制限される可能性があるため、自分のビジネスに合わせた選択が必要です。
バーチャルオフィスのメリットとデメリットを理解された上で、利用してみたいと思う方は是非弊社のバーチャルオフィスプランをご利用ください。月額1,955円～ご利用可能です。
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