近年、起業家やフリーランスなどが注目するバーチャルオフィス。会社登記や住所登録が不要であり、低コストでビジネスを展開できることから、多くの人々にとって魅力的な選択肢となっています。しかし、その一方で、バーチャルオフィスを利用するにあたり、契約審査をクリアしなければならないことがあります。この審査は、どのようなことを確認するものなのでしょうか。
バーチャルオフィス運営歴10年以上の筆者が、本記事でその概要を解説します。結論から言うと、バーチャルオフィスの契約審査は、犯罪に利用される可能性を防ぐためで厳しいです。バーチャルオフィスの契約には、まず「犯罪収益移転防止法」という法律に従う必要があり、加えて運営会社独自の基準に基づく審査が行われます。しかし、運営会社によって審査の厳格度は異なり、問い合わせなどもあるため、特にフリーランスや起業家は契約審査に関して少し不安な方も多いかもしれません。
本記事では、バーチャルオフィス契約審査の背景や手続き、契約審査に関するよくある疑問点について解説します。読者は、契約審査の具体的内容や対応方法について知ることができるだけでなく、運営会社の厳格さや審査に関するポイントも学ぶことができます。バーチャルオフィスを利用したい方は、本記事を参考にして、スムーズな契約審査をクリアして、ビジネスを展開してみてはいかがでしょうか。
バーチャルオフィスは、低コストで簡単に住所や電話番号が取得できるため、ほとんどのバーチャルオフィスでは契約前に厳しい審査が行われます。その理由は審査に合格するためには、必要書類の提出が必要です。もちろん審査といっても、特定のグレーゾーン業種や詐欺などの目的に使われないと判断されれば通過します。
「犯罪収益移転防止法」にはバーチャルオフィスなどの郵便受取代行業者が契約する際の確認する書類を定めています。
提出する書類は運営バーチャルオフィス会社により若干異なる場合もありますが、以下が概ね提出してもらう標準の書類です。
バーチャルオフィスは、住所や電話番号などが悪用されないようにするために、契約前に厳格な審査が行われます。ただし、審査の基準や方法については開示されません。バーチャルオフィスによっては、異なる基準が設けられています。以下は一般的な審査の参考となる項目です。
「犯罪収益移転防止法」により、バーチャルオフィス契約者が本人であることが義務付けられています。バーチャルオフィスの申し込みは、対面ではなく電話やメールが一般的です。
対面の場合、免許証の顔写真を見れば本人だと確認できますが、メールや電話の場合、それができません。そのため、送られた免許証がなりすましや架空住所の場合であっても判断できません。
そのため、どのように本人確認と架空住所でないかを判断するかというと、確認書類に記載された住所宛てに「転送不要」の書留で契約書を送り、返送してもらう方法を取ります。住所と本人の整合性を確認します。
法人契約の場合、履歴事項全部証明書の記載がある会社住所に、「転送不要」の郵便書留で契約書を送信し、返送または確認を求めることが必要です。これにより、履歴事項全部証明書に記載された住所が実在することが証明されます。
同じ方法で、代表者の身分証明書にも「転送不要」の郵便書留を送信します。法人契約の場合は、登記事項に記載された住所と契約担当者の本人確認書類に記載された住所の両方に、「転送不要」の書留で契約書を送信して、会社と本人の実在を確認します。
契約者と会社の関係を確認する必要があります。法人の場合、契約者は、登記簿に記載されている実質的な支配者と同一であることが前提となります。取引担当者が社長でない役員や社員の場合は、委任状が必要となります。また、電話による社員確認が行われることもあります。
バーチャルオフィスを契約する際には、目的や業種を申告し、記録することが義務付けられています。そのため、契約前には必ず業種に関する質問があります。しかし、以下のような業種については、ほとんどの場合NGとされます。
風俗業については、風営法の規定からも問題視されます。その他の業種についてもトラブルが多いため、ほとんどのバーチャルオフィス運営会社では原則として契約不可となっています。
バーチャルオフィスは、多くの場合、同じビル内に複数の会社が所在しています。そのため、同一住所に風評の悪い会社が存在する場合、他の会員に迷惑をかけることになってしまいます。風評の悪い会社が入居していると、同じビル内に住所を置く他の会社にとっては信用の問題となります。
バーチャルオフィス運営会社は、契約審査の際に、会社名や社長名などでネット検索やSNSの検索を行い、風評を調べることがあります。業種や法的に問題がなくても、ネット上で悪評が多数ある会社は契約が見合わせられることがあります。また稀な例ですが、ホームぺージも無く、事業内容が明確で無い場合または少し怪しいと感じられる場合にはバーチャルオフィス運営会社は、ビルの管理会社や周辺の業者などにも問い合わせをすることがあります。
バーチャルオフィスを利用するにあたっては、犯罪収益移転防止法に従い、契約審査をクリアする必要があります。審査の厳格度は運営会社によって異なりますが、近年は審査が厳しくなっています。
一方で、バーチャルオフィスを利用しての犯罪や詐欺が後を絶たず、無審査で契約を進める業者も存在します。そのため、バーチャルオフィスを選ぶ際には、しっかりとした審査書類を要求し、厳しい審査を行うバーチャルオフィスを選ぶことが重要です。事業内容について詳しく聞かれたりすることで気分を害するかもしれませんが、逆に少し厳しいバーチャルオフィス会社の方が安心できるかもしれませんね。
バーチャルオフィスを利用したい方は、運営会社の審査基準やポイントをしっかりと把握し、スムーズな契約審査をクリアしてビジネスを展開しましょう。
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