バーチャルオフィスでも信用されるためにできること

  • 2022年8月24日
バーチャルオフィスでも信頼されるためにやるべきこと

ビジネスにおいて相手からの「信用」されるということはもっとも大事なことです。誰もが信用できない人と取引したいと思わないはずです。起業したばかりの会社はまだ実績が少ないため「信頼」「信用」が低い状態です。

そのうえ更にさらに「バーチャルオフィス」を利用していると「バーチャルオフィスを利用している」=「資本が乏しい」などさらにマイナスのイメージに繋がることを否めません。

ここでは「バーチャルオフィス」を利用していたとしても、そのことが不利にならないように少しでも対外的に信頼と信用度がアップさせるために、どのようにアピールしていけば良いか考えていきたいと思います。

バーチャルオフィスでも信用・信頼されるためにできること

1あえてバーチャルオフィスだということを隠さない

ビジネスの取引について時と場合によりますが、一回だけの取引しかない場合や少額取引な場合はあえてオフィスは「バーチャルオフィス」を利用しているだと説明する必要は無いかもしれません。しかし継続的に取引している会社や長年取引したいと思う会社については、最初から「オフィスはバーチャルオフィスを利用している」ということを話しておいた方が良いでしょう。

何故ならこの記事でも紹介しているように突然訪問するお客さんもいます。またgoogleマップなどで調べると、最近は周辺の撮影された写真まで出てくるので、隠してもバーチャルオフィスを利用していることがいつかはバレてしまいます。

電話代行などを依頼している場合、電話にでるのは社員でなく「外注している電話オペレーターなので迅速に対応できないこともある」と取引先に一言伝えておいた方が、後々何かトラブルがあった時のことを考えると、誤解を生まず無難かと思います。一見「バーチャルオフィス」「電話代行」を利用していることは小さい会社と思われるのでデメリットかと思われますが、かえってデメリットを率先して話すと逆に相手から信頼されるということもあります。

2ホームページはしっかりと会社の情報発信をする

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最近ではホームぺージ制作料金も安くなりました。無料で自分で制作できるようなCMSもあるので、会社の大小問わず 会社を設立したたホームページを立ち上げます。バーチャルオフィスを契約されるお客様も8割位がホームぺージをつくります。

まずホームぺージを立ち上げることが重要です。しかし単にホームページを立ち上げても、内容が薄いと信用・信頼を醸成する効果が薄くなります。そして小さい会社程ホームページを立ち上げたもの非常に内容が薄い傾向にあります。

小さい会社はただでさえ信頼度がありません。信頼度が無い分どこで穴埋めをするかというと情報発信ができるホームページです。何故なら、もしB TO Bの取引でもB TO Cでも企業がなんらかの取引をする場合必ずホームページを確認します。だからこそより詳しく会社や社員、社長のことなどなるべくオープンに情報を発信した方ががいいということです。目安として競合他社があれば、その会社以上に会社概要や商品説明などを充実させることが必要です。

突っ込んだ話をすると例えば会社概要のページなら、概要から始まり、会社の沿革、代表挨拶、企業理念、社員紹介などできる限り詳細に記載すべきです。小規模な会社ほど、その点1行2行に簡単にしていますが、情報が薄くなっています。小さい会社はそういったコンテンツの発信に力を注ぐことによりより信頼されます。

3会社案内パンフレットを用意する

ネットが無い時代は営業などでは会社案内パンフレットを持って訪問するのが当たり前でした。最近では、ホームページの普及とペーパレス化ということもあり、会社案内パンフレットをつくる会社が減っていると聞きます。しかしだからこそ、紙による会社案内パンフレットも用意して置いた方が対外的に印象が良くなりますし、差別化を図れます。 ホームぺージも用意されて、紙の会社案内パンフも用意されていれば、初対面でも見劣りしませんし、 「しっかりとした会社だな」と好印象を与えることができます。会社案内パンフの内容としてはホームぺージを要約するような内容でいいと思いますし、プリントパックなどの格安オンデマンド印刷を利用すれば、カラーで印刷しても、50部1万円前後で印刷可能です。デザインなども前述のクラウドソーシングで個人のデザイナーに依頼すれば2~3万円で可能です。

4名刺にもこだわり!一工夫入れる

ビジネスにおいて、商談などで初めて相手と会う時、たいてい相手との名刺交換から始まります。 名刺がビジネスにおいて相手にアピールできる一番最初の情報発信するツールになります。 だからこそ、名刺にも一工夫が必要です。しかしたいていの会社の名刺は社名と連絡先の記載だけしかありません。 目を引くデザインなど工夫するのはもちろんのことですが、裏面に自分の簡単なプロフィール載せ積極的にアピールするのも一つ手です。積極的な自己開示で相手から親近感をもってもらえるかもしれません。そしてそれが後々に信頼関係を築く布石にもなるかもしれません。また自社ホームぺージに誘導したいなら、URLは載せるのはもちろんですが、QRコードを作成するなどして載せればスマホなどでも直ぐに見てもらえる可能性が高まります。

よく起業したての会社でコーポレイトロゴを作らない会社も存在します。名刺にも会社名と名前しか記載されていない場合相手の印象に残りませんし、「ロゴ」も無い会社なのかなと思われてしまいます。

デザイナーにロゴ制作をしてもらうとそれなりに費用がかかりますが、今クラウドソーシングなどを利用すればシンプルなロゴなら数千円でデザイナーに制作してもらえますので、会社の経営理念とか反映する形でロゴの制作はしておいた方がいいです。

一つ制作しておけば名刺のみならずホームぺージや会社案内などにも流用可能なので、情報発信の際のコンテンツの見栄えをよくすることができます。

6ホームぺージとメールアドレスは独自ドメインを使用する

よく名刺交換をするとオフィシャルのメールアドレスがgmail、yahooメールアドレス、MSNなどフリーメールをオフィシャルにしている方を見かけますが、これはあまり印象が良くありません。セカンドメールとして使うのは良いとしても、やはり会社用のメールアドレスは独自ドメインにした方がいいでしょう。

 

独自ドメインとは、ホームページのURLやメールアドレスの@左部分で●●.com、××.co.jp、▲▲.jpなどで表示される部分で、いわばインターネット上の住所にあたります。

ホームぺージのアドレスも同じです。よくプロバイダーが提供するドメイン(URL)を使用しているホームページを見かけますが、これもあまりお薦めではありません。少しITの知見がある人から見れば「独自ドメイン」や「レンタルサーバー」も整っていないのかと思われてしまいます。料金はレンタルサーバーと独自ドメインを合わせても年額1万円以下の金額ですので、ITに関してはそれくらいの投資は必要かと思われます。

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