ビジネスの取引相手から怪しまれる前に
手をうつべきこと
いざ「バーチャルオフィスを利用しようと思うが、対外的に信用されるか不安だ」と考えるのは、初めて「バーチャルオフィス」を利用する方にとっては無理もありません。
そもそも、起業したばかりの会社は実績が少ないため、信頼性や信用度が低い状態にあることが多いです。さらに、オフィスを「バーチャル」で運営していると、ビジネスの取引相手から「怪しい」と思われる可能性もあります。したがって、「バーチャルオフィス」を利用していると、資本が乏しいというマイナスのイメージにつながることも否めません。
そこで、ここでは「バーチャルオフィス業界で11年の経験を持つオフィスナビWeb担当者が、バーチャルオフィスを利用していても対外的に不利にならず、信頼度をアップさせる方法について簡単に説明します。
この記事を読むことで、どのようなアピールが必要かをご理解いただけると思います。
ビジネスの取引について時と場合によりますが、一回だけの取引しかない場合や少額取引な場合はあえてオフィスは「バーチャルオフィス」を利用しているだと説明する必要は無いかもしれません。しかし継続的に取引している会社や長年取引したいと思う会社については、最初から「オフィスはバーチャルオフィスを利用している」ということを話しておいた方が良いでしょう。
何故ならこの記事でも紹介しているように突然訪問するお客さんもいます。またgoogleマップなどで調べると、最近は周辺の撮影された写真まで出てくるので、隠してもバーチャルオフィスを利用していることがいつかはバレてしまいます。
電話代行などを依頼している場合、電話にでるのは社員でなく「外注している電話オペレーターなので迅速に対応できないこともある」と取引先に一言伝えておいた方が、後々何かトラブルがあった時のことを考えると、誤解を生まず無難かと思います。一見「バーチャルオフィス」「電話代行」を利用していることは小さい会社と思われるのでデメリットかと思われますが、かえってデメリットを率先して話すと逆に相手から信頼されるということもあります。
昨今携帯電話が普及しており、一般の家庭では固定電話契約者が減っていると言われています。
しかしビジネスにおいては別です。名刺交換の際に携帯電話しか記載されてなかったら、相手から怪しく思われてしまう可能性もあります。
個人事業主ならまだしも、株式会社などの法人の場合ならなおさらのことで、会社に固定電話が無いといのは相手のとの信頼関係が築けない可能性があります。ビジネスにおいて信頼を得るためには固定電話は必須条件なのです。
しかしそもそもバーチャルオフィスの利用なので、利用する住所での固定電話契約は不可能です。 また自宅の固定電話を仕事用に使いたく無い方もいると思います。そんな方には050番号のIP電話アプリを利用、もしくはバーチャルオフィスの転送電話や電話代行サービスを利用すると良いでしょう。
特に電話代行サービスなら03番号など市外局番の固定電話を利用できて、電話による対応もしてくれるので業務効率がアップしますのでお勧めです。
弊社でも電話代行サービスを提供していますのでご確認ください
最近ではホームぺージ制作料金も安くなりました。無料で自分で制作できるようなCMSもあるので、会社の大小問わず会社を設立したたホームページを立ち上げます。
まずホームぺージを立ち上げることが重要です。しかし単にホームページを立ち上げても、内容が薄いと信用・信頼を醸成する効果が薄くなります。そして小さい会社程ホームページを立ち上げたもの非常に内容が薄い傾向にあります。小さい会社はただでさえ信頼度がありません。信頼度が無い分どこで穴埋めをするかというと情報発信ができるホームページです。
何故なら、もしB TO Bの取引でもB TO Cでも企業がなんらかの取引をする場合必ずホームページを確認します。だからこそより詳しく会社や社員、社長のことなどなるべくオープンに情報を発信した方ががいいということです。
目安として競合他社があれば、その会社以上に会社概要や商品説明などを充実させることが必要です。
突っ込んだ話をすると例えば会社概要のページなら、概要から始まり、会社の沿革、代表挨拶、企業理念、社員紹介などできる限り詳細に記載すべきです。
小規模な会社ほど、それら会社概要を1～2行程度に簡単にしていますが、情報が薄くなっています。小さい会社はそういったコンテンツの発信に力を注ぐことによりより信頼されます。
ちなみに銀行などの金融機関と取引する際も必ずホームぺージは必要です。内容が薄かったり、不明瞭な説明だと銀行口座の開設にも影響が出ます。繰り返しになりますが商品の詳細や会社概要は可能な限り詳しく記載しましょう。
初めてホームページをつくる方もいらっしゃると思いますが、コンテンツを充実させるためにどのようなことを掲載するかご参考までにご確認くださいませ。特に大事なのは会社概要ページと商品やサービスを紹介するページです。
ネットが無い時代は営業などでは会社案内パンフレットを持って訪問するのが当たり前でした。最近では、ホームページの普及とペーパレス化ということもあり、会社案内パンフレットをつくる会社が減っていると聞きます。しかしだからこそ、紙による会社案内パンフレットも用意した方が対外的に印象が良くなりますし、差別化を図れます。
ホームぺージも用意されて、紙の会社案内パンフも用意されていれば、初対面でも見劣りしませんし、 「しっかりとした会社だな」と好印象を与えることができます。バーチャルオフィスを利用している会社ほど 紙の会社案内を用意した方がいいでしょう。
会社案内パンフの内容としてはホームぺージを要約するような内容でいいと思います。そして問題はそれを経費をかけて外注に出すかどうかです。
パワーポイントなどで自分で作成しカラーコピーなどで印刷するというのが一番経費が安く済みますがやはり素人感が出てしまいます。 できればプリントパックなどの格安オンデマンド印刷を利用すれば、カラーで印刷しても50部1万円前後で印刷可能です。デザインなども前述のクラウドソーシングで個人のデザイナーに依頼すれば2～10万円以内で可能です。
オフィスにコストをかけない分広報PRにはこれくらいの経費をかけることが必要です。
ビジネスにおいて、商談などで初めて相手と会う時、たいてい相手との名刺交換から始まります。 名刺がビジネスにおいて相手にアピールできる一番最初の情報発信するツールになります。
だからこそ、名刺にも一工夫が必要です。しかしたいていの会社の名刺は社名と連絡先の記載だけしかありません。
目を引くデザインなど工夫するのはもちろんのことですが、裏面に自分の簡単なプロフィール載せ積極的にアピールするのも一つ手です。
積極的な自己開示で相手から親近感をもってもらえるかもしれません。そしてそれが後々に信頼関係を築く布石にもなるかもしれません。
また自社ホームぺージに誘導したいなら、URLは載せるのはもちろんですが、QRコードを作成するなどして載せればスマホなどでも直ぐに見てもらえる可能性が高まります。
よく起業したての会社でコーポレイトロゴを作らない会社も存在します。名刺にも会社名と名前しか記載されていない場合相手の印象に残りませんし、「ロゴ」も無い会社なのかなと思われてしまいます。
デザイナーにロゴ制作をしてもらうとそれなりに費用がかかりますが、今クラウドソーシングなどを利用すればシンプルなロゴなら数千円でデザイナーに制作してもらえます。
会社のロゴは会社の経営理念とかブランディングの一つです。
一つ制作しておけば名刺のみならずホームぺージや会社案内などにも流用可能なので、情報発信の際のコンテンツの見栄えをよくすることができます。
よく名刺交換をするとオフィシャルのメールアドレスがgmail、yahooメールアドレス、MSNなどフリーメールをオフィシャルにしている方を見かけますが、これはあまり印象が良くありません。セカンドメールとして使うのは良いとしても、やはり会社用のメールアドレスは独自ドメインにした方がいいでしょう。
独自ドメインとは、ホームページのURLやメールアドレスの@左部分で●●.com、××.co.jp、▲▲.jpなどで表示される部分で、いわばインターネット上の住所にあたります。
ホームぺージのアドレスも同じです。よくプロバイダーが提供するドメイン（URL）を使用しているホームページを見かけますが、これもあまりお薦めではありません。少しITの知見がある人から見れば「独自ドメイン」や「レンタルサーバー」も整っていないのかと思われてしまいます。料金はレンタルサーバーと独自ドメインを合わせても年額1万円以下の金額ですので、ITに関してはそれくらいの投資は必要かと思われます。
今までバーチャルオフィスを利用する企業といえば、会社を起ち上げたばかりの新規法人や個人事業主が多い傾向でした。 しかし最近ではテレワークが定着化し、働くのにオフィスが不要だと気づいた企業がオフィスのダウンサイズを目的でバーチャルオフィスを利用する例が増えています。
つまり今まで常設オフィスを使用していた企業もコスト削減のため、バーチャルオフィスやシェアオフィスなどを利用すること が当たりまえの時代になってきているので、ことさらバーチャルオフィスを利用していることを隠す必要は無いのかと思います。
しかしながら、企業間の取引においてバーチャルオフィス利用が不利ということには変わりませんので、会社として信頼・信用されるための穴埋めはするための努力は必要不可欠です。
その穴埋めするための努力がここで説明させていただきました、ホームページや会社案内などの 広報ツールの充実化です。いずれも低コストで取り組めるものばかりなので是非一考いただければ幸いです。
さて最後になりますが参考までに弊社が提供する「住所のみのバーチャルオフィス格安コース」法人登記OK、郵便転送月4回以上、有人受付対応もありで月額1,955円～です。「コスパが非常に良いと」お客様から評価も頂いております。もしバーチャルオフィスのご利用をお考えなら是非ご利用くださいませ。
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