バーチャルオフィスで法人登記

  • 2017年9月17日

バーチャルオフィスサービスの一つになっている法人登記サービス。 会社設立するたいていの方がバーチャルオフィスを登記目的のために利用します。ここではバーチャルオフィスの法人登記の注意点など。後半は実際に手続き登記の手続きについてご説明したいと思います。

バーチャルオフィスで登記する理由とメリット

会社設立

まず大前提としてバーチャルオフィスとは仮想オフィスで、住所だけ借りて実際に場所は借りていません。その場所に会社設立登記することは違法にならないかと 不安に思う方もいると思います。

しかしこちらの記事にも記載しましたが、普通の会社がバーチャルオフィスで法人登記することは違法ではありません。合法です。会社設立の際は安心して「バーチャルオフィス」をご利用していただければと思います。

ここでは実際にバーチャルオフィスオフィスで登記する理由(=メリット)を詳しく説明していきます。

1信頼度をUPのため

信頼

まずバーチャルオフィスを利用する目的の一つとして『会社の信頼度UP』という点が挙げられます。バーチャルオフィスを借りても、その住所に登記するかしないかは、契約者本人に委ねられていますが『信頼度を上げる』という観点でいえば、自宅住所で登記するより、バーチャルオフィスの住所で登記した方が何かと取引が優位に進む場合もあります。 何故なら、法人と法人の取引の場合、会社の証である登記簿謄本や妙本の提出をを求められることが多いからです。例えば銀行などの金融機関はいい例で、銀行口座の開設には登記謄本などが必ず求められます。そして登記簿謄本などに記載されている本店所在地も当然確認されます。逆に名刺やホームページに記載されている本社住所と、登記簿の本社住所が違う場合、取引の際何かと不安要素に繋がるので、登記の申請と会社住所の実態は合わせておいた方が無難です。

2自宅が賃貸の場合法人登記できないかも!そんな時バーチャルオフィスが役立ちます

ビルのイメージ 2つ目は自宅で仕事して開業するとした場合、そもそも自宅を賃貸で借りている場合法人登記できない場合です。弊社ではご契約の際、バーチャルオフィスの利用目的をご契約者本人様からお聞きいたします。その中で『自宅が賃貸マンションで登記できないから、バーチャルオフィスを借りたい』という利用目的のケースがこれまでの何件かございました。

自宅が自分所有の物件ならば法人登記はできます。しかし賃貸マンションやアパートの場合、賃貸オーナーとの取り決めで、その住所に法人登記ができない可能性もあります。登記できるかどうかはアパートやマンションを借りる際、賃貸契約書を確認したり直接オーナー様に確認するのが一番いいです。もしお借りしてる居住用の賃貸物件で登記ができない場合はバーチャルオフィスがお役に立てます。

バーチャルオフィスで登記する時の注意点

原則自宅で登記した場合とバーチャルオフィスで登記した場合を比べると「デメリット」になる点はほとんど見当たりません。あえてデメリットをいうならば 「バーチャルオフィス」のコストがかかる点です。しかし「バーチャルオフィス」を契約するして登記する注意点についてはいくつかあるのでその点をお伝えしていきたいと思います。

1許認可事業の業種の登記には充分注意ください

こちらの記事(違法性のある業種)にも記載しましたが、人材派遣、人材紹介、古物商、探偵など行政から許認可が必要な業種の場合充分注意が必要です。 「バーチャルオフィス」に法人登記してもその住所を行政の許認可の届け出には使うことができません。そもそもこれらの業種で起業される方は 「バーチャルオフィス」を借りる必要性が無いかもしれません。 コスト削減のためなら「レンタルオフィス」などを検討した方がいいかもしれません。

2銀行口座の開設について

銀行

よくある質問がバーチャルオフィスの登記住所で銀行口座の開設できるのかという質問です。銀行口座の開設の審査は「バーチャルオフィス」を利用しているかいないかでなく、お客様の事業の実態を金融機関はみます。しかしながら、一部の銀行では「バーチャルオフィス」でオフィスの賃貸契約書を求める 場合もあり、100%「バーチャルオフィス」を利用していても銀行口座開設が不利にならないとは言い切れません。 例えば自宅で会社の登記して、住所だけバーチャルオフィスを利用した方がいい場合もあるかもしれません。 いずれにしても銀行により考え方が違いますので、登記の前に一度銀行にご相談されたほうがいいと思います。

3法人住民税の支払いについて

バーチャルオフィスを借りる場合例えば弊社の場合豊島区に法人登記のみを行い、実際の事業は別の場所で行っている場合、バーチャルオフィス所在地(登記のみ事務所)に関する地方税の取扱いはどうなるでしょうか?

法人税と呼ばれている税金は、実際は「法人税」「法人住民税」「法人事業税」の3種類から構成されています。このうち地方税である法人住民税だけは事業が赤字でも毎年支払はなければなりません。問題は例えば自宅とバーチャルオフィスの2つの場所を登記した時、税金は2か所に支払はなければいけないかということですが、結論からいうと1箇所のみ実際の事業を行っている場所のみ税金を支払えばいいということになります。

法人住民税などの地方税では、事務所または事務所について以下のとおり規定されています。

①人的及び物的設備があること

②事業が継続していること

上記の両方を満たしているときに事務所等と認められ、 地方税(法人事業税や法人住民税)が課税されることになります。しかしバーチャルオフィスは住所だけ借りるものになり ①の人や設備が無いということになり、登記をしたとしてもバーチャルオフィス所在地に税金は支払はなくてもいいことになります。

注意点は会社登記した後 登記上の住所地と、自宅などの住所の両方の都税事務所や県税事務所に「法人設立届」を提出することになりますが、その届出書の余白欄に下記事項を記入したうえで提出するようにして下さい。

登記上の所在地がある市への届出

・登記上の所在地では事業を行っておらず、人員や設備も配置していない。

・実際に事業を行い、人員や設備を配置しているのは自宅の市だけである。

自宅(実際の人やモノがある場所)がある市への届出

・登記上の所在地では事業を行っておらず、人員や設備も配置していない。

・実際に事業を行い、人員や設備を配置しているのは賃貸物件がある市だけであるため、こちらが本店である。

上記の場合事前に都税事務所の方に相談すのがいいでしょう。ちなみに弊社の豊島区の管轄の都税事務所は下記になります。

法人登記にかかる費用

法人登記を行う際には、国に「登録免許税」を支払う必要があります。 その他、定款認証手数料5万円、収入印紙代(定款)4万円(電子定款の場合0円)これは法律で定められているため、株式会社の場合最低でも20万円の費用が発生するとみておいた方がいいかと思われます。

株式会社の場合
定款に貼る収入印紙代
4万円(電子定款の場合は不要)
公証人に払う手数料(定款の認証)
5万円
定款の謄本手数料(登記)
2,000円程度(1ページ250円)
登録免許税(登記)
15万円または資本金の額の0.7%のうち高い方
合計
21万円〜25万円
合同会社の場合
定款に貼る収入印紙代
4万円(電子定款の場合は不要)
定款の謄本手数料
不要
登録免許税
6万円または資本金の額の0.7%のうち高い方
合計
6万円〜10万円

バーチャルオフィスを支店として登記する場合

中にはバーチャルオフィスを本社登記だけでなく支店として活用するため登記する場合もあります。特に地方に会社の本拠地があり営業拠点として、バーチャルオフィスを活用したい場合などが挙げられます。

支店設置の登記申請について

支店 会社設立後新たに支店を設けた場合、本店所在地及び支店所在地を管轄する法務局に対して登記を申請しなければなりません。(但し、本店と管轄を同じくする支店を設置する場合を除きます。

本店と管轄の異なる支店を設置する場合

本店所在地の法務局あての分と、支店所在地の法務局あての分を一括して(同一の申請書により)、1通の申請書を作成し、本店所在地の法務局に申請します 従来通り、本店所在地の法務局あての申請書と、支店所在地の法務局あての申請書を各別に作成し、各申請書を各所在地の法務局に申請することもできます。

支店登記の登録免許税及び登記手数料

本店と管轄を同じくする支店を設置する場合 設置する支店1箇所につき60,000円となります。

本店と管轄の異なる支店を設置する場合(本支店一括登記申請)

本店所在地の法務局分は、60,000円(設置する支店1箇所につき)、 支店所在地の法務局分は、9,000円(支店所在地の法務局1箇所につき)、その他、手数料として300円(支店所在地の法務局1箇所につき)となり、これらを合算した額となります。本店と管轄の異なる支店を1箇所新たに設置する場合、69,300円の費用がかかります。

最も効率的な会社設立方法は?

会社設立方法として以下3つの方法が考えらえます

①全部自分でやる

②会社設立専門代行業者に依頼する

③行政書士・司法書士に丸投げする

忙しい

『会社の設立は法人登記の手間暇もやかかるので大変そう』と感じている方も多く。実際に会社の設立は様々な手続きが多く、足を運ぶ場所も多いのでそれなりに時間を割くため、③士業の方に丸投げする方もいらっしゃいますが、行政書士への報酬が発生するので一番コストがかかります。

そうかと言って①の「全部自分でやる」を選択すると、まず自分で会社設立の方法を調べる作業から始まるので時間と労力を相当使います。

簡単

そこで一番お薦めなのが②の会社設立代行専門業者に依頼する方法です。これが最もコストパフォーマンスがいいかと思います。会社設立専門代行業者なのでマニュアルもしっかりしていてマニュアル通りやれば誰でも会社設立ができるような内容です。会社設立という一連のフローで最も難易度が高い定款の作成や電子認証などの作業をサポートしてもらうことで、の時間も短縮されスムーズに会社設立ができます。

法務局に提出する書類などの作成、公証人役場、法務局に自分で足を運ぶなど自分でやることも多いですが、あまりお金をかけないでスムーズに会社設立を進めたい方はこちらをお薦めします。

バーチャルオフィスでの会社設立を実体験で解説

ここでは実際に当社バーチャルオフィスのお客様(スーツケース卸売り株式会社リヤンの代表取締役林様)からお聞きした内容に従い、法人登記の諸手続きやその他会社の設立の際の手続きまで全体の流れを説明したいと思います。特に豊島区で会社設立を考えている方には、おすすめの内容ですので是非最後までご一読ください。

会社設立・法人登記申請は難しかったですか?

自分の場合、会社設立は初めてで知識も乏しい状態でした。自分一人でやるのも限界を感じており、格安な会社設立代行業者に依頼しました。最近では法人登記申請における電子定款が主流で1万円台で電子定款作成やサポートしてくれる会社設立格安業者もいるので、そちらを利用すれば、分からないことも簡単に電話などで丁寧に教えてくれるので簡単です。ちなみに私はここを使いました。会社格安センター

たくさんの手続きの書類を記入することが多いのでその点は少したいへんでしたが、決して難しいということはありませんでした。もちろん自分ひとりだと無理だと思いますが、このような会社設立代行業者がたくさんいるので、それを利用すれば誰でも会社設立はスムーズにできると思います。

実際会社設立までの期間はどれくらいかかりましたか
下記が会社設立と諸手続きの流れです。結局のところ会社設立の手続きは時間にして2日~3日使います。法務局から申請が下りるまで約10日かかりますので、約2週間くらいかかりました。
会社設立費用はどれくらいかかりましたか

私の場合コミコミで下記の費用でした。豊島区の「認定特定創業支援事業」を利用したので13万5000円程度で済みました。「認定特定創業支援事業」は講座を座学で受ける必要があるので結構時間が取られましたが、起業知識も付くのでいいと思まますよ。

会社設立代行センターへの支払い(定款作成・電子認証) 8,208円
公証人に払う手数料(定款の認証) 50,000円
定款の謄本手数料(登記) 2,000円程度
登録免許税(登記) 150,000 75,000 円(豊島区特定創業支援等事業による減免)
合計 135,208円

バーチャルオフィスで登記申請~社会保険の申請まで会社設立の流れ

1バーチャルオフィスの申込
申し込みしている画像

オフィスナビのバーチャルオフィスは知り合いの紹介がきっかけでした。会社設立前なので個人事業主で『バーチャルオフィス格安1年コース』を大塚の住所で申込みました。最初にバーチャルオフィスを申し込むのが肝心です。

2会社印鑑関係の購入取得

印鑑 会社設立法人登記のための書く書類は多く、その際必ず捺印が多いので、最初の段階で印鑑の取得は必要不可欠です。印鑑は『実印』『銀行印』『会社印』の3種類を用意しました。必ずしもこの段階では3つの印鑑は必要ありませんが、最終的には必要になるのでで早い段階でセット購入しておいた方がいいと思います。最低限法人登記するにあたり会社実印の登録申請をするので、実印だけは用意しておいた方がいいです。

3印鑑証明書の取得
法務局に法人登記申請する際に個人の印鑑証明書が必要になります。市役所に行き印鑑登録を済ませ印鑑証明書を交付してもらいました。
4会社設立代行業者に申しこみ

最近は電子定款で定款の作成ができて、昔に比べると登記申請の費用が安くなりました。行政書士などの事務所に丸投げするという選択肢もありましたが、そうすると値段も高くなります。それほど資金に余裕がないのでネットでいろいろ探したところ、ここの会社格安センターが一番安そうなので、ここに決め申し込みました。

ちなみに料金は税込みで8208円。この料金の中には電子定款の作成代行、会社設立までわかりやすくマニュアル化された資料や提出書類のひな型も入っており、わからないことなどは電話やメールなどで相談できるので、自分で会社設立をするなら非常にコスパは高いと思います。

5公証役場に行く日を予約電話する。
各種マニュアル
会社設立格安センターから届いたマニュアル

会社格安センターに申込むと封筒で各種マニュアルや提出書類が入っています。マニュアルにはまず公証役場にアポをして電子定款の認証の予約すると書かれていたので、種類に入っていた池袋公証役場に電話して早速電話で予約しました。

池袋公証役場
住所: 〒170-6008東京都豊島区東池袋3丁目1番1号サンシャイン60ビル 8階
TEL: 03-3971-6411
FAX: 03-3984-2740
アクセス: 池袋駅東口より徒歩13分
URL: http://www.ikekosho.server-shared.com/
6電子定款作成
定款

電子定款の作成は「会社設立代行センター」のHP上のフォームに会社の設立のための必要な情報を記入するだけです。下記の情報(下記参照)を入力しました。電子定款規定フォーマットは業者の方でやってもらえて、事前に公証役場の担当者とのやりとりを行ってもらい事前確認までやってもらえます。

  • 会社場所
  • 電話番号
  • 資本金
  • 設立年月日
  • 事業内容

このうち会社住所は先日契約したオフィスナビの大塚のバーチャルオフィス住所になります。

6書類作成と準備

会社設立代行会社から届いた書類には、公証役場マニュアルと法務局マニュアルという書類が入っています。また会社設立株式会社設立登記申請書などの申請書類などもすべて入っていたのでその種類を記入しました。

法務局へ提出する書類
  • 会社設立登記申請書
  • 資本金払い込み証明書
  • 発起人決定書
  • 就任承諾書
  • 印鑑届け出書
  • 別紙(会社情報が書かれた紙)

私の場合すべて必要な書類は『会社設立格安センター』から送られた書類に入っていましたが、もしない場合は法務局のホームページから直接ダウンロードできます。

法務局の会社設立申請書類ダウンロードpdfでダウンロード

参考までにちなみに上記ホームページに行くと、取締役会を設置するしないなど様々な株式会社設立登記申請書があります。どれを選べばいいか迷ってしまうと思いますが。法務局の方に聞くとたいてい一人で起業する場合は1-4株式会社設立登記申請書(取締役会を設置しない会社の募集設立が該当するとのこと。たいていこのパターンが多いとのことです。

7銀行への資本金の払い込みと資本金払い込み証明書を作成
次に行ったのが資本金の払い込みです。会社設立前なので、資本金の払い込みは自分個人の口座で行います。私の場合地元の信金に口座がありましたので、そちらに払い込みを行い。払込証明書の作成をしました。払込証明書は、発起人から会社に対する払込がされたことを代表取締役が証明する書類です。マニュアルに入っていた見本に従って作成の上、代表印を2ヶ所に押印して作成しました。
8公証役場に行き、電子定款を受け取る
公証役場に行くにあたり用意した物は下記の通りです。
  • 委任状と定款を袋とじにしている『定款の冊子』(事前に印鑑を押印していく)
  • 発起人の印鑑証明書
  • CD-R
  • 身分証明書
  • 実印
  • お金5万2000円(認証の手数料)

既に会社設立代行業者から事前に定款の事前チェックで公証役場の担当者にチェックしてもらっていますので。非常にすんなりいきました。時間にして約40分ほどです。

その後CDRと定款の謄本を2通受け取りました。1通は法務局提出用でもう一通は自社保管用です。CDRの中には公証人から書き込まれた定款が入っています。

8東京法務局豊島出張所へ法人登記申請
東京法務局豊島出張所
東京法務局豊島出張所

公証役場で定款を取得したらその足で池袋の法務局出張所へ向かいます。公証役場は池袋サンシャインで東京法務局豊島出張所は逆の西口なので真反対側、時間にして、30分ほど歩きました。池袋の東京法務局豊島出張所につくと会社登記・法人登記申請という2番の窓口に行き受付します。必要な書類などは下記のものです。

  • 印鑑証明書(代表取締役)
  • 会社設立登記申請書
  • 資本金払い込み証明書
  • 発起人決定書
  • 就任承諾書
  • 印鑑届け出書
  • 登記すべき事項を記録した磁気ディスク
  • 別紙(会社情報が書かれた紙)
  • 株式会社の登録免許税のお金7.5万円

株式会社の登録免許税は通常は15万円かかりますが、私の場合登記費用が半額になる豊島区の「認定特定創業支援事業」を利用したので7万5000円で済みました。

※提出書類は会社の設立の形態により用意するものが若干違うと思いますので事前に法務局に確認した方がいいと思います。

すべて書類は会社設立代行業者から送られてきた封筒の中に入っており、事前に記載しました。

東京法務局豊島出張所
住所: 〒171-8507東京都豊島区池袋四丁目30番20号
TEL: 03-3971-1616
受付時間: 8時30分~17:15分
URL: https://www.nta.go.jp/about/organization/tokyo/location/tokyo/toshima/index.htm
受付時間: 8時30分~17:15分

どうやら届け出を出した日が会社の設立日となるようですがすぐに登記が完了するということでなく、登記完了して登記事項証明書や登記簿謄本などを取得するには約7~10日程日数がかかる(※不備が無い場合)とのことです。法務局で登記完了日がわかります。

9再度東京法務局豊島出張所へ行き登記簿謄本取得
7日が経過し、印鑑カード作成と登記簿謄本取得のため再度東京法務局豊島出張所へ行き登記簿謄本を取得しました。登記事項全部証明書と印鑑証明書を請求しました。
10 銀行口座開設のため銀行に向かう

めでたく登記簿謄本を取得したのでその足でまずは銀行へ向かいます。自分はもともと、個人口座でみずほ銀行の口座を持っていたので、メインバンクをみずほ銀行にしようと思いました。池袋東口のみずほ銀行へと向かいます。事前にネットで申し込みしておきます。https://ebiz.mizuhobank.co.jp/Front/index.php

ちなみに銀行口座開設のため必要な種類は下記の通りでした。よくバーチャルオフィスだと銀行口座の開設が難しいなどと聞いておりました。担当の銀行職員の方との面談では事業内容のこと聞かれました。少し驚いたことは社是など聞かれたことです。

当然バーチャルオフィスだということも素直に最初から説明しました。審査に約10日間くらいかかりましたが、審査をパス。 なんとか銀行口座を開設できました。

  • 登記簿謄本
  • 免許証
  • 銀行印
  • 会社案内資料
11豊島税務署に届出

豊島税務署銀行が終わったら次は税金関係です。国税を管轄するのは豊島税務署です。税務署へ法人設立届出書を提出しなければなりません。法人設立届出書、青色申告の承認申請書、給与支払事務所等の開設届出書、源泉所得税の納金の特例の承認に関する申請書と書く書類が多くたいへんでした。時間にして1時間位はかかりました。

各種書類
豊島税務署
住所: 〒171-8521東京都豊島区西池袋三丁目33番22号
TEL: 03-3984-2171
アクセス: 池袋駅徒歩10分
受付時間: 午前8時30分から午後5時まで
URL: https://www.nta.go.jp/about/organization/tokyo/location/tokyo/toshima/index.htm
準備しておくもの
  • 登記簿謄本(コピー)
  • 定款のコピー
  • 設立時貸借対照表
  • 会社印
12豊島都税事務所に届け出

豊島税務署が終わったら、今度は地方税関係の手続きです。豊島都税事務所に法人設立届け出を提出にいきます。場所は豊島税務署から近いので助かりました。

準備しておくもの
  • 登記簿謄本(コピーでOK)
  • 定款のコピー
  • 会社印
豊島都税事務所
住所: 〒171-8506 豊島区西池袋1-17-1
アクアセス: JR山手線・埼京線、東武東上線、西武池袋線、東京メトロ丸ノ内線・有楽町線・副都心線:池袋駅西口中央階段出口から徒歩2分
TEL: 03(3981)1605
url: http://www.tax.metro.tokyo.jp/jimusho/t_toshima.html
13 年金事務所に社会保険加入の手続き

社会保険の加入手続きは、年金事務所で行います。豊島の場合池袋年金事務所が南池袋にあります。丁度反対側です。池袋年金事務所についたら4階の厚生年金適用化で受付します。社会保険料は給与の額により変動します。

会社は一人社長状態で、従業員もいませんが社会保険加入の手続きまでは必ず、代表者の給与を決定しておくことにしましょう。また手続きはや用意するものは従業員いるいないで変わりますので、あらかじめ電話して用意する種類を確認しておくとよいでしょう。

健康保険、厚生年金の新規加入手続きには法人事業所の場合下記が必要になります。

準備しておくもの
  • 加入者の個人番号
  • 印鑑
  • 登記簿謄本
  • 年金手帳
提出する書類
  • 新規適用届け書
  • 被保険者資格取得届(加入者の個人番号と基礎年金番号の記載が必要)
  • 法人登記簿謄本(原本)

その場で書類を書いて提出することもできますが、家で書いて郵送で送ることも可能です。

新規適用届け書
新規適用届け書
被保険者資格取得届
被保険者資格取得届
池袋年金事務所
所在地 〒171-8567 東京都豊島区南池袋1-10-13 荒井ビル3・4階
TEL: 03-3988-6011
アクセス: JR山手線、東武東上線、西武池袋線、東京メトロ丸ノ内線・有楽町線・副都心線「池袋駅」下車 徒歩 10分
URL: https://www.nenkin.go.jp/section/soudan/tokyo/ikebukuro.html

まとめ

株式会社リヤンの林様詳細ありがとうございます。会社設立の流れを紹介しましたがいかがでしょうか?記入する書類も多く、足を運ぶ場所も多いのですが、会社設立は多少手間がかかりますが、すごい難しいというものでありません。会社設立の所要時間でいうと2~3日程です。これからバーチャルオフィスで株式会社や合同会社を設立しようと考えている方はぜひご参考ください。

お気軽にお問い合わせください

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受付時間9:00~17:00(平日)※土日祝日は定休

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