レンタルオフィスとバーチャルオフィスの違い

  • 2015年11月21日
トラブルに気を付けて!

新しく事業を始める時に自宅の住所を登記したりHPに載せたりすることは、誰もが避けたいでしょう。そのため、「オフィスをどうするか?」について、考えなくてはなりません。

現在はオフィス形態が多様化しており、自分のニーズに合った選択をすることができます。本記事では、バーチャルオフィスとレンタルオフィスという2つのオフィスの形態やサービスの違いについて、考察したいと思います。

もともとバーチャルオフィスはレンタルオフィスのサービスから派生したもの考えられています。その大きな違いは物理的なスペースをあるか無いかになります。「レンタルオフィス」の場合は、物理的スペースからオフィスに必要なデスク、ソファー、各種備品および冷暖房や空調、トイレ水道などの設備を提供してくれます。それに対しバーチャルオフィスは物理スペースの提供がありません。提供されるのは住所や電話の貸し出しなどを提供し、実際にその場所で仕事をしていなくても、その住所や電話番号を利用できるのです。

取得した住所に届いた郵便物や、電話・Faxは全てあなたに転送してくれるので、単に住所や電話番号を便宜的に借りているだけでなく、それらを利用してビジネスが行えるのです。また、バーチャルといいながらも、会員が使用できる会議室やスペースを貸し出している場合が多く、実際にクライアントと対面したり、セミナーなどを行える場も提供してくれます。必要なときのみ会場使用料を払い利用することができ、とても経済的です。

サービスによる「バーチャルオフィス」「レンタルオフィス」の違い

ここでは「バーチャルオフィス」「レンタルオフィス」がそれぞれ提供するサービスの内容について比較して理解を深めていただきたいと思います。

1スペースのありなし

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レンタルオフィスの場合通常のオフィス同様専有スペースがあります。仕事場として活用できますが、バーチャルオフィスは仮想オフィスということでスペースが無いのです。そこが大きな違いです。ただバーチャルオフイスにより時間貸しでスペースを貸しているところもあります。時間貸しなので高くなりがちです。家で仕事ができない方はレンタルオフィスの方がいいかもしれません。

スペース:バーチャルオフィスなし。レンタルオフィスはあり

2初期費用の違い

まず初期費用について考えてみます。通常の賃貸オフィスを借りる場合、敷金、礼金などを支払う必要がイニシャルコストだけで100万円以上かかることもざらです。 レンタルオフィスの場合、通常の賃貸オフィスよりは安いケースは多いものの、それでも賃料の2ヶ月分や保証金等を請求される場合が多く、少なく見積もってもイニシャルコストで10万円以上かかることは想定していた方がよいでしょう。 これに比べてバーチャルオフィスの場合は初期費用は高くても1~2万円で済む場合が多いので、イニシャルコストの点で考えると当然といえば当然ですが、バーチャルオフィスの方が安くなります。イニシャルコストは大きく違う点です。

初期費用:バーチャルオフィス安い1万円前後。レンタルオフィスは高い賃料の2ヶ月

3月額費用の違い

バーチャルオフィスもレンタルオフィスもイニシャルコストが低いという点では、共通しています。しかし、月額の使用料にはかなりの開きがあります。バーチャルオフィスは、東京都内でも月額2000円~5,000円以内で使用できる会社が多いです。一方、レンタルオフィスの賃料はスペースにより異なってきますが、最低月額4万円台~20万円が相場です。またこれとは別に 共益費(トイレ、ガス代、水道代など)、電気代の負担があります。コストパフォーマンスだけ見ればバーチャルオフィスのほうが優れているでしょう。

月額費用:バーチャルオフィス安い2000円~5000円前後。レンタルオフィスは高い4万~10万

4保証金・現状回復費用

レンタルオフィスの場合は、実際のオフィスを借りるのでたいていのレンタルオフィスにおいて保証金が発生があります。 保証金は1ヶ月から2ヶ月ということになります。また退去した場合現状回復費用も発生します。保証金は現状回復費用から 充当される場合が多く、入居期間が長ければほとんど保証金がかえってくる見込みがありません。 一方バーチャルオフィスはオフィスを借りないので現状回復費用が発生しません。保証金に関してもほとんどバーチャルオフィスがとらない方針です。

初期費用:バーチャルオフィス安い1万円前後。レンタルオフィスは高い賃料の2ヶ月

5会議室、応接室

レンタルオフィスの場合ほとんどの会社は会議室があります。また無料で利用出来るケースが多いです。バーチャルオフィスの場合ほとんどの会社が会議室はありますが、中には無いバーチャルオフィスもあります。また有料になるケースが多いです。

会議室:バーチャルオフィスもレンタルオフィスある

6電話・通信機器

レンタルオフィスは通常のオフィスと変わらないのでNTTの電話やIP電話機で通常の固定電話を利用する場合が多いようです。 契約もお客様が直接NTTなどの電話会社とするケースが多いです。これに対してバーチャルオフィスの場合は局番を用意してボイスワープ等で転送させる転送電話もしくは電話代行になります。

電話:バーチャルオフィスは転送電話レンタルオフィスはNTTに申し込み

7fax

上記の電話と同様です、レンタルオフィスの場合狭いので専有というよりかは共有でFAXを利用するケースが多いです。バーチャルオフィスの場合はインターネットFAXか、共有FAXでメール等に受信データが転送されるのが一般的です。

FAX:バーチャルオフィスはインターネットFAXレンタルオフィスはNTTに申し込み

8定員

レンタルオフィスの場合キャパシティーがあり定員があります。希望のオフィスがあっても部屋が空いていないと、そもそも入居できません。また契約が決まっても現在借りている入居者が退出してからの入居になるのですぐに利用できるとは限りません。それに対してバーチャルオフィスは定員が無いため直ぐに借りることができます。

レンタルオフィスは定員制だがバーチャルオフィスは定員が無い

9法人登記

法人登記はレンタルオフィスでもバーチャルオフィスでもほとんどのところが可能です。バーチャルオフィスの場合はプランにより法人登記が別料金の会社があります。また気を付けなければいけないのが許認可が必要な事業の場合の住所です。人材紹介、人材派遣などの事業は許認可が必要です。事務所に細かい条件が必要ですがバーチャルオフィス届け出の住所にバーチャルオフィスは利用できません。しかしレンタルオフィスの場合条件を満たしていれば届け出の住所に利用できます。

レンタルオフィスもバーチャルオフィスも登記ができる

利用して初めてわかる「バーチャルオフィス」と「レンタルオフィス」の違い

提供するサービス以外でも、実際に利用してみて初めてわかる違いがわかることもあります。ここでは提供サービス以外に「バーチャルオフィス」「レンタルオフィス」の利便性の違い部分を比較してみたいと思います。

1立地

立地に関してはレンタルオフィスもバーチャルオフィスも違いはありません。傾向としてどちらも東京都内の駅近が多いです。ただバーチャルオフィスもレンタルオフィスも一等地になればなるほど費用が高くなる傾向があります

レンタルオフィスもバーチャルオフィスも立地はさほど変わらない

2許認可事業の届け出利用

行政に許認可が必要な業種は例えば人材紹介、人材派遣、古物商、探偵業、不動産、行政書、司法書士などの士業などが挙げられます。 こういった許認可で提出する住所に「バーチャルオフィス」を利用することができません。

しかしレンタルオフィスなら条件が整っていればこのような許認可が必要な業種でも利用することは可能です。 もちろん各業種によってオフィスの要件が異なりますので、その点の確認は必要です。

レンタルオフィスは許認可事業がOKバーチャルオフィスはNG

3社員とのコミュニケーションと仕事の効率性

バーチャルオフィスで雇用すると必然的にリモート勤務。テレワークが必要となります。仕事などで打合せが必要な場合でもLINE、zoom、チャットワークなどのコミュニケーションツールを使う場合が多くなるので、どうしてもコミュニケーションの密度が落ちる可能性があり業種や仕事内容によっては不都合な場合もでてきます。 レンタルオフィスの場合、実際のスペースがあるため、社員がオフィス常駐に可能ですので、コミュニケーションが円滑になります。仕事の業務効率化が期待できます。 ただ社員の交通費などもかかるのでその点はコストがかかります。

レンタルオフィスは直接コミュニケーションできる。バーチャルオフィスはオンライン・リモートで

11銀行口座開設

銀行口座開設については「バーチャルオフィス」でも「レンタルオフィス」にかかわらず、オフィスの「ありなし」よりから事業の実態など、会社がしっかりしているかなどが審査されるので、「レンタルオフィス」だからといって審査が通り易くなることはありません。 (※銀行口座開設とバーチャルオフィスについてはこちら参照)。 しかし一部の銀行にはオフィスの「賃貸契約書」を提出を求められる場合があります。 バーチャルオフィスは賃貸に該当しないので、バーチャルオフィスから「賃貸契約書」を提出してもらうことが 困難です。 オフィスの賃貸契約書が提出が必須の銀行では銀行口座開設ができない可能性があります。

レンタルオフィスもバーチャルオフィスも銀行口座開設ができる

12社会的信用度

バーチャルオフィスもレンタルオフィスも一等地の住所を借りれば、同じように社会的信用を得る要素となります。 ただし、バーチャルオフィスの場合は住所からバーチャルオフィスであることが判明してしまった場合、信用度が下がらざるを得ないのでレンタルオフィスよりもリスクがあります。

レンタルオフィスもバーチャルオフィスも社会的信用度は同じ

15人材採用

人材採用の観点からいえば応募者に人気のある会社は業種や職種を除いた場合「綺麗なオフィス」「駅から近い」ということが挙げられます。特に女性の方は働く環境を重視する傾向にあります。 レンタルオフィスの場合、通常のオフィスより若干小さいスペースになりますが、綺麗なオフィスと設備が整っている場合が 多いと言えます。またゆっくるくとろげる共有ラウンジなどもある場合があるので、環境の部分では レンタルオフィスは駅から近い所が多いので、パートアルバイトに関しては募集しやすいのではないでしょうか。 一方バーチャルオフィスの場合オフィスがないため求職者から信用度低くなる可能性があります。しかし最近では自宅で仕事する「リモートワーク」や「テレワーク」が一般化しております。テレワークを希望している求職者も多数いるので人材採用に困ることは無いかと思います。

レンタルオフィスは直接オフィスに来てもらうバーチャルオフィスはテレワーク

まとめ

可能な限り「レンタルオフィス」と「バーチャルオフィス」の違いをまとめてみましたがいかがでしたか。 まず重要な点として、士業、古物商、人材紹介(派遣)などで開業を予定している方はバーチャルオフィスではなく「レンタルオフィス」を 考えることが無難です。その際許認可の届出用オフィスの要件を予めよく調べてその上でレンタルオフィスを探すことが重要です。

それ以外の方は「コストパフ―マンス」「メリット・デメリット」を天秤にかけ「レンタルオフィス」と「バーチャルオフィス」どちらが どちらが良いか決めればいいと思います。

ちなみに一般的に事業が形の無い無形サービスや、扱う商品が小さい場合は「バーチャルオフィス」との相性が良いと言えるので、コスト削減の観点からバーチャルオフィスをおすすめします。

何故ならバーチャルオフィスなら借りるリスクも少なく、万が一事業がうまく行かない場合も最小限の費用で済むからです。事業がある程度軌道に乗った次の段階でレンタルオフィスなり賃貸オフィスを借りることを考えればいいのではないでしょうか。

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