バーチャルオフィス利用におけるトラブルやリスクについて

  • 2022年8月23日
トラブルに気を付けて!

「バーチャルオフィス」の利用でトラブルが起こることは稀ですが、初めて借りる方は不安も多いと思います。

ここではバーチャルオフィス利用が初心者の方のために「バーチャルオフィスのトラブル」についてお客様から聞いたことや、弊社内でも実際にあったトラブルの経験について述べていきたいと思います。

「備えあれば憂い無し」ということで 事前にトラブルになりそうな問題を把握しておくことにより、トラブルを回避することが可能だと思いますので是非一読ください。

バーチャルオフィスでありがちな7つのトラブル

1お客様が突然「バーチャルオフィス」を訪問。せっかくの契約がなくなった!

商談資料で提案

これはかなり昔になりますが弊社のお客様から聞いたバーチャルオフィスのトラブルに纏わるお話です。そのお客様(仮にA様とします)は求人広告など人材系の広告代理店を事業をおこなっており、以前は西新宿に拠点を持つバーチャルオフィスと契約していました。

営業スタイルは新規開拓が中心で、電話やメールなどで企業の人事担当者アポイントをとり訪問。求人広告の掲載出稿を提案するようなフローの営業でした。

ある時Aさんは中規模IT系の企業の人事担当者Bさんにアポをとりました。最初のアポは本当に挨拶だけのアポイントでしたが、その企業にまめに通い、継続的に役立つ情報提供して担当者Bさんとの信頼関係を築いていきました。そういったAさんの努力もあり、ある時Bさんから「社内でエンジニアの募集することになった提案して欲しい」と提案のオファーを受けました。Aさんは早速提案書と見積書を出したところ前向きに検討していただき、ほぼ受注になる寸前のところまでいきました。

薄暗いオフィス

しかしそれが暗転することになります。 ある日その人事担当Bさんが新卒の会社説明会で新宿に行くことになりました。たまたまAさんの名刺に記載された会社住所に近い場所での開催のため、挨拶がてらAさんのオフィスに寄ることにしました。Bさんがオフィスを訪れたところ、そのオフィス住所の表札には別の会社のが表示されていました。しかもこのバーチャルオフィスは無人だったらしく、人の気配全くしないようでした。人事担当者Bさんも「バーチャルオフィス」については全く知識が無かったため、恐らくものすごく怪しいと感じたのでしょう。

落ち込む男性

後日Aさんに電話をかけ「立ち寄ったところ別の会社が入居していた」ことを伝えました。慌ててAさんはオフィスは「バーチャルオフィス」で自分は普段は家で仕事しているという旨のことを伝えました。人事担当者のBさんも「バーチャルオフィス」のことは理解したようでしたが、取引額が数百万単位だったということもあり、結局取引は成立せず、他の会社に契約がとられてしまったとのことです。

もちろんAさんのオフィスが「バーチャルオフィス」だったことが取引不成立の原因では無かったかものしれません。しかしBさんが訪れたオフィスは無人のためかあまり良い印象を残さなかったのは事実です。

2郵便物の誤送、遅配

遅配郵便物

郵送物が「バーチャルオフィス」に送られてきているのに転送されなかったり、遅れたりすることは、誤送などこのバーチャルオフィスでも起こっている代表的なトラブルです。

お恥ずかしい話ですが弊社でも過去にございました。 一拠点のバーチャルオフィスの契約数は数百件以上、多いところで千近い契約を獲得しているバーチャルオフィス会社もあるのではないでしょうか?。そうなると毎日もの凄い数の郵便物がそのバーチャルオフィスに届きます。

仕分け

バーチャルオフィスの業務フローは郵便物が届いたら、まずどのような郵便物が届いたか契約ユーザーに連絡します。そして届いた郵便物については契約者ごとに仕分けして保管します。その後郵便物をまとめ契約者に発送します。

業務過程で郵便物の仕分けと発送は人間が行う作業です。そのためどうしても人為的なミスや間違いが発生します。絶対にあってはならないミスなのですが、似たような名前の会社がある場合、誤って送ってしまう場合もあります。

3郵送物受け取りのタイムラグで請求書確認が遅れて支払いも遅れてしまう

請求書

最近では請求書の電子化も進み、請求書などが郵送で送られてくるケースは少なってきましたが、それでも請求書の郵送はかなりあります。請求書の他にも、税金納付書、社会保険納付書など支払いに関する郵送物は結構多いのです。 たいていのバーチャルオフィスの場合郵便物が届いたらすぐに転送するのでなく月に何回か決められた日にまとめて発送します。

そのため郵便の受け取りにタイムラグが発生し請求書の受け取りが遅れ、支払い期限まで払えないといったトラブルが発生しがちです。支払いが遅れてしまうと取引先の信頼関係にも影響します。

4社名の変更を知らせなかったため郵便物が戻される

郵便ボックス

これは弊社でもあった事例です。社名変更や個人事業主からの法人なりで会社名を変更されその旨をバーチャルオフィス運営会社に連絡しないと、郵送物がそのまま送り主に返される可能性があります。

原則どこのバーチャルオフィスも契約社名以外の宛名で郵便物が届いた場合、郵便物をうけとらず、そのまま郵便局に引き取ってもらい送り主に「宛先不明」ということで返送されることになりな流れになります。 また別のケースですが、ほとんどのバーチャルオフィス運営会社は契約上1契約につき「1会社(個人事業)の名義」となっています。

郵便物

例えばAさんが自部の所有する会社で「バーチャルオフィス」の契約したとします。しかしAさんは自分会社とは別に個人事業主として副業などで活動していた場合、個人名のAさんは契約の対象外ということになるので個人でAさんに送られてきた郵送物などは受け取り拒否される場合があります。これは「バーチャルオフィス」によって契約の考え方も違うため、その点注意が必要です。

5バーチャルオフィスがいきなり閉鎖!倒産

「バーチャルオフィス」の事業はサブスクリプションビジネスでストック型ビジネスモデルなので、劇的に売上が伸ばせる業種ではないですが、一定のお客さんがつくと、比較的に経営は安定する業種です。しかしその反面新規参入も多く競争が激しくなっており、年々数社の「バーチャルオフィス」が閉鎖、撤退します。

そのようなバーチャルオフィスの倒産や閉鎖などによるリスクはどのように影響してくるのでしょうか。

1つ目は印刷物の刷り直しなどです。バーチャルオフィスが閉鎖廃業された場合その住所利用ができなくなるので、他のバーチャルオフィスを乗り換えるか、賃貸オフィスを借りる必要があります。そうなると「会社案内」「名刺」「営業資料」の印刷の刷り直しや、ホームぺージの変更が必要で、それなりにコストが発生します。得意先の会社住所変更の通知などの作業も行う必要があり労力も使います。

登記変更

2つ目は登記の変更です。「バーチャルオフィス」に法人登記していた場合、登記変更を申請する必要があります。登記変更には司法書士に依頼擦る費用と登記変更費用など余計なコストが発生します。

会社の寿命説は約30年とされており、バーチャルオフィスに限らずどんな会社でもでどんな会社でもいずれ無くりますので、そのようなリスクに予め考えておいた方が良いでしょう。

6悪徳業者や詐欺に利用される可能性がある

悪徳業者の手

これは実際に過去にあった例です。バーチャルオフィスは費用も安く手軽に簡単に契約できるため、詐欺を目的にするか詐欺に悪徳業者に利用されるケースがあります 現在バーチャルオフィスをの契約には収益防止移転法などの法律に定められており顔写真入りの身分証明書や所定の手続きを踏まないと契約できないようになっておりますので、昔に比べてれば犯罪で利用されるケースが減りましたが、クレームの多い悪徳業者や詐欺に近いグレ―ゾーンの企業の利用は今でもあります。

悪徳業者の手

警察沙汰になった事件例は本当に稀ですが、過去には振込詐欺集団などに利用された新聞などマスコミで報道されることもありました。事件の程度にもよりますが、マスコミで話題になると詐欺につかわれた住所などがsns、ネットなどで拡散される恐れがあります。バーチャルオフィスの住所が共有ですので一件でもそのような業者が出ると、ネットなどで 広まり同じ住所を使用していたので悪影響を受けかねません。

当然当社を含め、他のバーチャルオフィス運営者も法律に則り、厳しい審査をおこなった上で契約しているところが大半ですが、悪徳業者も非常に巧妙な手口で契約するので、防ぎ切れないところもあります。

7電話代行のクレームや緊急対応

電話で悩んでいる人

これはバーチャルオフィスの付属オプションの電話代行です。電話代行サービスはお客様あてにかかってくる電話を転送して オペーターが受信し要件を聞き契約者に伝えます。電話代行で時々ある問題は「緊急に対応して欲しいお客さんや、クレームで電話をかけてきたお客様の対応」です。

電話で悩んでいる人

緊急やクレームでかけてきた方は電話代行オペレーターのことをバーチャルオフィス契約者の会社の社員と思っている場合が多く。「電話代行オペレーターに直ぐ対応しろ」と言ってくる場合があります。そのような場合でもオペレーターは担当者に連絡する以外の対応できません。しかし電話をかけてきた側からすれば、オペレターが何も対応していないように見えるので「社員のくせに融通が効かない」などそのような悪印象を持たれてしまう場合があります。

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