新型コロナウイルスの影響で急速に普及した働き方が「テレワーク」および「リモートワーク」です。
新型コロナウイルスは甚大な経済的ダメージを与えましたが、一方で在宅勤務の方法が研究され、「テレワーク」が急速に進化しました。その結果、『リモートワークツール』が開発され、進化を遂げてきました。また、Zoomなどのオンラインでの面談や商談も普及しています。
当社は『住所貸しのバーチャルオフィス』を10年以上運営している会社ですが、オフィスを持たないバーチャルオフィス利用者に特にお勧めしたいのが、ゲームアバターを使ったバーチャルオフィスツール（アプリ）です。
オフィスを持たないバーチャルオフィス利用者のデメリットの一つは、社員間のコミュニケーションが難しいことですが、今から紹介するバーチャルオフィスツールを利用すれば、そのようなデメリットをかなり軽減できます。
ここでは『バーチャルオフィスツール』の概要を説明します。これから会社でリモートワークやテレワークを導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
バーチャルオフィスツールは仮想オフィスツールとも呼ばれ、インターネット上で自宅やオフィスなど離れた場所にいるチームメンバーが、実際にオフィスで一緒に作業をしている時のように仕事ができるサービスです。
技術としてはメタバースの技術がつかわれています。
目的をもって行われるWeb会議やビジネスチャットと違い、チームメンバーの状況を把握できるため、コミュニケーションを容易にとることができます。
最近では、企業がバーチャルオフィスをメタバース内に構築し、新しい働き方を模索しています。この記事では、メタバース上のバーチャルオフィスについて、その特徴や利点に焦点を当てて解説します。
具体的には、バーチャルオフィスツールとは、インターネット上にバーチャルオフィスを構築し、オンラインで社員同士コミュニケーシがとれるようにするツールのことです。テレワークやリモートワークなど離れた場所にいる社員同士でも、バーチャルオフィスツールを使用すれば実際のオフィスでチームメンバーと一緒に作業を進めたり、気軽に会議をすることが可能になります。
メタバース技術を活用したバーチャルオフィスとは、インターネット上の仮想空間で働く新しいオフィスの形です。メタバースは、オンラインで作られたもう一つの世界を指し、英語の “meta”（超越）と “universe”（宇宙）を組み合わせた言葉です。
この仮想空間では、アバターと呼ばれる自分の分身を使って、他の人とコミュニケーションをとることができます。
メタバース空間を作るためには、以下の技術が必要です。
メタバース開発でよく使われるプログラミング言語には、C言語（C++やC#）やJavaScriptがあります。C++やC#はゲームアプリ開発によく使われ、さまざまなOSに対応できます。JavaScriptはウェブシステム構築に適しており、メタバース開発でも活用されます。
また、Unityという開発環境もメタバース構築に利用されます。Unityはゲーム開発に必要なライブラリや素材などをまとめたプラットフォームで、開発環境や実行環境も含んでいます。
メタバースは、人間とコンピュータがやり取りをするインタラクティブなデジタル空間です。友達と話すように、人間がコンピュータに命令を出し、コンピュータが反応することで、仮想世界でのコミュニケーションが実現されます。
バーチャルオフィスツールはテレワークのデメリットである「コミュニケーション不足」を解決でき、導入が比較的簡単なことから、新しい働き方であるテレワークの推進と効率化に期待されているツールです。
バーチャルオフィスツールはリモートやテレワークの仕事だけでなく、オンラインイベント会場や講習会でも使用することができます。交流会やワークショップを企画している企業であれば、バーチャルオフィスツールを導入することで複数の会話が可能となり、グループワークやディスカッションも作業しやすい環境が可能です。講習会では講師が登壇しながら話ができるため、グループワークや課題の発表会にも向いています。
バーチャルオフィスは、従業員が遠隔地からでも共同で仕事をするための仮想環境です。メタバース内のバーチャルオフィスでは、従業員はアバターを通じてコミュニケーションし、仮想会議室やデスクで業務を遂行します。これにより、従業員は実際に同じ場所にいるかのように交流できるため、遠隔地でも効果的なコラボレーションが可能になります。
バーチャルオフィスは、リアルタイムでコミュニケーションを可能にし、従業員が自然に会話やアイデアを共有できます。例えば、ZoomやMicrosoft Teamsといったビデオ会議ツールを使って、異なる支店や地域の社員と簡単にコミュニケーションが取れます。これにより、遠隔地からでもチームの一体感が生まれ、コラボレーションが向上します。
バーチャルオフィスを利用すると、物理的なオフィススペースの維持費用を大幅に削減できます。例えば、完全なリモート勤務や一部の社員をリモートにすることで、オフィスのダウンサイジングや電気代の節約が可能になります。また、バーチャルオフィスツールを利用することで、出張費や通勤費の削減も期待できます。
バーチャルオフィスでは、新入社員や上層部といった異なる立場の社員が気軽にコミュニケーションを取ることができます。例えば、SlackやMicrosoft Teamsのチャット機能を利用することで、上下関係を気にせずに意見交換ができます。バーチャルオフィスツールによって、心理的障壁が低くなり、社員間のコミュニケーションが活性化されます。
バーチャルオフィスツールを利用することで、従業員はどこからでも仕事に参加できます。例えば、ZoomやMicrosoft Teamsを使えば、世界中のどこからでもオンライン会議に参加できるため、国や地域を越えた人材の採用が容易になります。これにより、企業は幅広い人材プールから優秀な従業員を見つけることができ、事業の発展に繋がります。
バーチャルオフィスツールを活用して自宅でのリモート勤務が可能になると、従業員が通勤する必要がなくなり、その負担が減ります。例えば、妊娠中の女性社員や育児中の親御さんが、自宅で働くことで、体力的な負担を軽減できます。
また、通勤時間が削減されることで、従業員はプライベートや家族との時間を増やすことができ、ワークライフバランスが向上します。
バーチャルオフィスツールを利用すると、従業員同士の対面でのコミュニケーションが減少します。
これにより、チームのつながりが希薄になることがあり、チームの一体感が低下する場合があります。また、対面でのコミュニケーションが減ることで、非言語的なコミュニケーションが難しくなり、誤解が生じる可能性があります。
バーチャルオフィスツールを利用する際には、インターネット接続やデバイスのトラブルが発生することがあります。例えば、インターネットが切断されたり、デバイスの故障が発生したりすると、オンラインでの仕事が進められなくなることがあります。また、従業員が最新の技術に慣れていない場合、バーチャルオフィスツールの操作に苦労することがあります。
バーチャルオフィスで働く場合、従業員は自分の時間をより効率的に管理する必要があります。リモート環境では、自己管理能力が低い従業員は仕事の生産性が低下する恐れがあります。また、仕事とプライベートの境界が曖昧になることで、過労やストレスが増加することがあります。
バーチャルオフィスツールを利用する際、企業情報や顧客データをオンラインでやり取りするため、セキュリティ上のリスクが高まります。例えば、不正アクセスやデータ漏洩が発生する可能性があります。企業は、従業員に適切なセキュリティ対策を教育し、データ保護のための方針を策定する必要があります。
バーチャルオフィスツールは通常、有料で提供され、固定料金に加えてアカウント数に応じた料金や従量制の部分が存在します。これにより、社員数が増えると、コストも増加します。オフィスコスト削減が目的である場合、オフィスのダウンサイジングが実現できなければ、オフィスコストの削減は期待できません。
結果として、オフィスコスト削減がほとんど実現できず、バーチャルオフィスツールの使用料金だけが増加してしまう可能性があります。このため、バーチャルオフィスツールの導入前に、コスト削減効果と使用料金のバランスを慎重に検討することが重要です。
バーチャルオフィスツールを導入する際の費用は、利用人数や提供される機能によって大きく変わります。この記事では、ざっくりとした料金相場と各ツールが持つ機能の違いについて解説します。
バーチャルオフィスツールの料金相場は以下の通りです。
ただし、これらの金額はあくまで目安であり、ツールによって提供される機能やサービスが異なるため、単純に料金だけで比較することはできません。
高額プランでは、より便利な機能が提供されることが一般的です。例えば、高度なビデオ会議機能やプロジェクト管理ツール、大容量のストレージなどが利用できることがあります。そのため、自分たちのニーズに応じて、適切なプランを選択することが重要です。
バーチャルオフィスツールの料金プランは、主に以下の2つに分類されます。
多くのバーチャルオフィスツールは、無料試用期間を提供しています。この機会にいくつかのオプションを試し、自社に最適なツールを見つけることがおすすめです。また、各ツールの説明会やデモンストレーションも活用すると、導入前に機能や使い勝手を理解することができます。
バーチャルオフィスツールを選ぶ際には、以下のポイントを考慮してください。
バーチャルオフィスツールは、遠隔ワークやチームのコラボレーションを効果的にサポートするために欠かせないツールです。ただし、機能や料金が異なるため、単純に比較することは難しいです。自社のニーズに合った最適なツールを選ぶことが、遠隔ワークの成功に繋がりますので、慎重に検討してください。
各バーチャルオフィスツールには独自の特徴があります。例えば、Remottyは顔写真が表示され、社員がPC前にいるかどうかが分かるような仕組みです。自動撮影された写真が2分ごとに共有されるため、在席状況が把握できます。
経営者視点では、リモートワークの課題の一つは社員の行動が直接確認できない点です。給与を払っているのに、仕事をサボる社員が出た場合、業績に悪影響が出ることは避けたいです。Remottyのような機能を利用することで、サボることが難しくなり、経営者にとって安心できる要素となります。
一方、oViceはアバターを使って同じバーチャル空間で相手の様子を見ながら話しかけられるツールです。用途によっておすすめのツールが異なります。以下は代表的なツールです。
バーチャルオフィスツールには海外製品が多い傾向がありますが、日本国内にも総代理店や販売店が存在し、サポート体制が整っています。
Remottyは、ソニックガーデンが運営する仮想オフィスツールで、テレワークやリモートワークでも従来のオフィスと同様のコミュニケーションが可能です。在宅勤務で失われがちな存在感や雑談、声かけ、相談など、オフィスでの自然なコミュニケーションを実現します。PCカメラで撮影された写真が2分ごとに共有される「顔が見える」機能や、他の人の予定が把握できる「他の人の予定がわかる」機能があります。
Sococoは、「オフィスと在宅勤務で一緒に仕事ができる」をコンセプトにしたコミュニケーションツールです。最大の特徴は、バーチャルオフィス内で仕事が進められる点です。社員はアバターを作成し、PC上で席や部屋で作業します。バーチャルオフィスでは、他のメンバーの部屋を訪れたり、会議室に移動したりして、現実のオフィスに近いコミュニケーションが可能です。
Oasisは、エクステンシブルが提供するクラウドオフィスツールで、会話を始めたい時にすぐに相手を見つけ、話しかけることができます。自宅やオフィスでオンライン上で気軽にコミュニケーションを取りながら仕事ができ、チームのコラボレーションを強化するオンラインワークスペースです。
Remoは、コミュニケーション活性化を目的としたバーチャルオフィスプラットフォームで、テレワーク環境で働く仲間をつなぎ、チームの業務改善を推進します。リアル出社で当たり前だった気軽な相談や組織の一体感、仲間の存在感などを実現するメタバース空間のワークスペースです。
oViceは、働く場所の制約を解消し、活発な交流を促すバーチャル空間です。チームに柔軟性とダイナミズムをもたらし、多様なメンバーの潜在力を引き出して非連続な成果に導きます。オープンスペースでのメンバーとの距離に応じて音量が変わるなど、臨場感に優れた仮想オフィスツールです。
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