これらの疑問や悩みを持つ方々が多くいらっしゃいます。起業を検討している方や在宅ワークを希望している方にとって、オフィスの問題は大きなハードルとなることが多いのです。
当社はこれまで11年間、バーチャルオフィスのオフィスナビを運営し、1000社以上のさまざまな業種のお客様を起業のお手伝いをしてきました。高コストのオフィスを構えずにビジネスを行いたいと考えるお客様のニーズにお応えし、新しい働き方をサポートしています。
本記事では、バーチャルオフィスの利点とその活用方法について詳しく解説します。バーチャルオフィスがどのようなものなのか、どのように利用すれば良いのか、その歴史や現代社会での役割についても説明します。
この記事を読めば、オフィスを持たずに法人登記を行ったり、ビジネスアドレスを確保したりする方法が明らかになります。バーチャルオフィスを活用することで、起業や在宅ワークの幅が一気に広がります。
私たちが11年間で培ったバーチャルオフィスの運営ノウハウを凝縮しました。よりスマートで、よりフレキシブルな働き方を求めるあなたのために、ぜひ最後までお読みください。
バーチャルオフィス（英語名：virtual office）は、その名の通り、「物理的な存在を持たない仮想的なオフィス」を指します。この概念は、主に二つの意味を持っています。
一つ目の意味は、「住所貸しサービス」です。これは実際の物理的スペースを提供する代わりに、ビジネスのための仮想的な住所を提供するサービスを指します。
二つ目の意味は、「バーチャルオフィスツール」で、これはビジネスアプリケーションを指します。新型コロナウイルスの影響による在宅勤務の増加に伴い、「テレワーク」が急速に進化しました。その結果、オンラインゲームの技術がビジネスの世界にも取り入れられ、リモートワークツールが開発され、バーチャルオフィスが進化を遂げました。
これらのバーチャルオフィスツールは、インターネット上で遠隔地にいるチームメンバーが、まるで物理的なオフィスで一緒に作業をしているかのような体験を提供します。
住所貸しサービス
在宅勤務用wwbアプリケーション
今回の記事では主に、「住所提供サービス」の意味でのバーチャルオフィスに焦点を当てて解説します。テレワークを可能にするバーチャルオフィスツールについてはこちらの別ページをご参照ください。
テレワークを可能にするバーチャルオフィスツールについては別ページを設けましたこちらを参照ください。
ひと昔前の呼び名でいいうと「ビジネス版私書箱」「住所貸し」という呼び方で呼ばれていました。
レンタルオフィスや賃貸オフィスなどを実際にスペースを貸しますが、バーチャルオフィスの場合は場所は貸さないで住所とインフラ機能だけ借りる新しいオフィスのスタイルです。
バーチャルオフィスの基本サービス内容には、住所利用（名刺、会社案内、ホームページへの使用）と郵便物保管・転送、法人登記になります。他に提供会社により、貸し会議室、ワークスペース、電話転送サービス、電話代行サービス、FAXサービス、経理代行、コンサルティングなど付加サービスとして提供しています。
下記サービスはどこのバーチャルオフィス運営会社が提供している基本的なサービスです。料金は各会社により違いますが、ほとんどの運営会社が下記の3つのサービスを提供しています。
主に名刺、ホームページ、会社案内、商品パンフレット、企業間取引の際の契約書や申し込み書へに提供住所の記載することが可能になります。
株式会社や合同会社などの会社設立の際に行う法人登記に提供を住所を利用。
提供住所に郵送物が届いたら、それらの郵送物の受け取り・保管業務。届いた郵便物を利用者が指定する住所に送ります。郵便物の転送頻度は週に一回や、その都度、月2回などバーチャルオフィス提供会社により異なります。
バーチャルオフィス運営会社は「レンタルオフィス、シェアオフィスを運営している会社が兼業したり、電話代行会社兼業している場合などもあります。各運営会社により、オプションサービスの提供が異なります。
下記サービスはバーチャルオフィス運営会社のオプションサービス例です。
バーチャルオフィス所在地の電話番号を貸与するサービスです。かかってきた電話は電話転送機能でご指定の携帯電話などに即時転送されるので、相手と直接通話することができます。「会社」の信頼度をあげるという観点から言えば「固定電話」は必要不可欠です
外出が多い方にお薦めのサービスです。バーチャルオフィスが提供する電話番号に替わりに電話オペレーターが対応してくれるサービスです。「電話秘書」などとも呼ばれています。
時間貸しで貸会議室などを借りれるサービスです。お客様との商談に便利です
レンタルオフィス、シェアオフィス、コワーキングスペースを運営している会社では共有スペースを有料もしくは無料で提供している場合があります。時々自宅以外でも仕事したい方には便利なサービスです。
新規会社設立にあたり。会社案内パンフレット、名刺、ホームページは必要不可欠です。これらの制作を請け負うバーチャルオフィス会社もあります。
日々の帳簿の記載と決算など含めて全て、税理士に任せてしまうケースが多いですが、領収書や銀行通帳を渡すだけで「記帳代行」だけ単独で行ってくれる会社もあります。その他テレアポ代行、DM代行、営業代行などのセールスやマーケティングのアウトソーシングサービスを行うバーチャルオフィス会社も見受けられます。
「バーチャルオフィス」を利用する方は起業して間もない方が多いので、起業や実務に関するテーマで会員向けに各種セミナーを定期開催しているケースもあります。
会員同士の親睦や交流を深めたり、ビジネスチャンスを広めるため異業種交流会など定期的に開催している会社もあります
行政書士や司法書士と提携しているバーチャルオフィスも多くあり、定款作成など法人登記までの作業を代行してくれる会社もあります
公的な各種助成金・補助金は会社の規模が小さいほど、条件に当てはしかし種類が多く申請も複雑です。 どのような助成金や補助金に当てはまるか、代行申請してくれるサービスです。一般的に行政書士・司法書士などの士業が対応します
なぜバーチャルオフィスがこれだけ広まったかというと、通常の賃貸オフィスやレンタルオフィスなどを借りることに比べ初期費用や、毎月の費用をかなり抑えることができるので起業が始め易くなるからです。通常の賃貸オフィスを借りる場合、マンションの一室を借りても、敷金や礼金保証金など多額の出費が必要となりますがバーチャルオフィスなら、数万円程度の出費で済みます。また本格的な起業でなくても週末起業や副業、定年退職した後のビジネスまで非常に幅広く手軽利用することが可能なのです。
これから、さらに様々なビジネスにろいろ利用されるバーチャルオフィスは、これからの時代の標準的なツールとしての役割を担ってくるようになるでしょう。このようにＩＴインフラが進化した現在では、固定した事務所などを所有しないでビジネスをする方が非常に効率的で、今後の主流になってくると言えるでしょう。
バーチャルオフィスを利用する中で一番多いのが起業や独立です。ベンチャー企業を立ち上げる場合、導入時点で多くのコストがかかります。そのうちの一部である、オフィスにまつわるコストを削減しようという目的でバーチャルオフィスは利用されます。
どうしてもオフィスに関わる部分は直接利益を生まない間接部分になりますので、そこにお金をかけるより、利益を生み出す部分に集中してお金をかける方が合理的といえるでしょう。
最近では週末起業や副業が流行しています。また、会社から受け取る給与も不景気の中、上昇が見込めない状態です。必然的に自分の所得を増やすため、週末起業や副業が増えています。
時代の流れで昔では考えられなかったことですが最近では大企業も副業を認可もしくは容認しています。そのような副業をされる方にとって、バーチャルオフィスは気軽に借りられてかつ低料金なためまさに最適です。
どのような副業が多いかといえば、ネットビジネスが最も多いですが、ネットでの商売も、通販のみならず、マッチングサイトや会員サイト等色々なビジネス展開が考えられるようになりました。月次のサーバー費用や広告費用等以外にもランニングコストがかかる商売なので、いかにコストを抑えるかが成功のポイントとなります。
地方で成功を収めた企業の方々は、いずれ東京で大きな飛躍を果たしたいと考えていることでしょう。東京へ進出しようとする際、東京でのマーケティング調査をはじめ、営業エリアの選定、人材の確保など、事前にさまざまな準備が必要になります。それには、まず、必要最小限の『拠点』を設けなくてはなりません。東京進出はチャンスである一方、リスクも伴います。
マーケットが大きいので収益を上げるためには東京に進出したいと思う経営者の方も多いはずです。しかし問題はオフィスの賃貸料など。成功するか失敗するかわからないのに、大きな投資はできません。そんな時、バーチャルオフィスは重宝します。一般的なオフィスを借りるより、格段に安いので、東京進出の最初のステップとしてこれを活用するのは賢明でしょう。
実は世界的に誰もが知っているあのIT企業が日本進出する際に利用したのが、某渋谷のバーチャルオフィスです。さまざまなビジネスインフラサービスメニューを揃えていますから、少ない経費で事務所に必要な運営機能を得ることができます。
バーチャルオフィスが特定の業種や業界に特化しているわけではありませんが、比較的に創業したばかりの一人社長や少人数の会社が利用するケースが多いです。
バーチャルオフィスと最も相性が良い業種の特徴としては、オフィスに出社する必要がなく、自宅で仕事ができるような業種が挙げられます。無形のサービスを提供している会社やIT関係の職種と相性が良いと言えます。以下にバーチャルオフィスを利用する業種をいくつか紹介します。
バーチャルオフィスは特定の業種や業界に限定されるものではありません。しかし、比較的に創業期の一人社長や少人数の会社が利用するケースが多いです。
特にバーチャルオフィスと相性が良い業種は、オフィスに出社する必要がなく自宅で仕事ができる業種です。無形のサービスを提供する会社やIT関係の職種も相性が良いと言えます。以下に、バーチャルオフィスを利用する業種をいくつか紹介します。
自宅で行える職種としては、デザイナーやクリエイティブな職種が挙げられます。個人法人を問わず、WEB制作会社、映像制作会社、デザイン会社などがバーチャルオフィスを利用している例が多く見られます。また、フリーランスのライターも利用している方がいます。
ITソフトウェア業界も自宅で仕事ができ、バーチャルオフィスを利用する例が多いです。ソフトウェア業界では特に請負が多く、常駐エンジニアを派遣している場合、オフィスが不要なケースが多いです。
楽天、アマゾン、baseなど、実店舗を持たないEC専門の業種もバーチャルオフィスの利用者です。「特定商取引法に基づく表記」により、ショップサイトに住所の掲載が義務づけられているため、その住所としてバーチャルオフィスが用いられることが多いです。
【参考情報】
広告代理店やインターネットを利用した情報サービスを提供する会社など、無形のサービスを提供する業種もバーチャルオフィスの利用者です。
起業や飲食、会社経営など、様々な分野のコンサルティング会社もバーチャルオフィスを利用しています。
実店舗を持たない代行サービス、便利屋、出張整体、出張マッサージなど、様々なサービス業もバーチャルオフィスを利用しています。
カウンセリングなどは以前は直接会うことによりサービスを提供していましたが、最近ではZoomなどを利用したオンライン化が進み、カウンセラーやコーチング、スピリチュアル業界もバーチャルオフィスを利用する例が増えています。また、オンラインサロンを運営している個人・法人も利用者に含まれます。
昭和の終わりごろまでは、企業といえばまずは働く場所が存在していました。会社の中にオフィスがあり、そこで仕事をする従業員がいる。しかし携帯電話が登場し、インターネット社会が発展していくなかで、企業の形態は少しずつ変化していきました。そんな中で現れたのがバーチャルオフィスと呼ばれるものです。
1995年以降の携帯電話の爆発的な普及、インターネット接続環境の整備が進み、90年代中～終わりにかけて、電話やメールなどのIT機器を活用し作業スペースが無くてもできるビジネスが増えてきて、SOHOビジネスが登場してきました。
さらに2000年代に入ると、IT化が促進され、インターネットがあればどこでも使えるIP電話、スカイプ、LINEなど無料もしくは格安で利用できるコミュニケーションツールの登場、ビジネスアプリケーションのクラウド化により、PCと携帯があればどこでも仕事ができ、誰とでもコミュニケーションがとれる時代になり、SOHO化がさらに進展しました。
そして2020年以降新型コロナウイルスにより各企業で「テレワーク制度」が導入されるようになりました。
それまで今まで一部の企業しかSOHO・テレワークを導入していませんでしたが、ここにきて一気にテレワーク化が進み、
テレワークでも効率的に仕事ができることに気づき、「オフィスは不要なのでは無いか？」という考えも生まれ
ました。
ある大手大企業も週に1回は直行直帰にして自宅で仕事をさせる制度を導入したのですが、以前より仕事の効率も良くなり、社員の体調良くなり、会社に対する満足度も高くなったとのことでした。これもクラウド化の恩恵です。オフィスが無くても自宅で仕事ができる時代に突入しました。
このような時代背景がバーチャルオフィスのより一層の導入を後押ししています。
『バーチャルオフィス』という名称が出現しはじめたのが2006年頃からです。
実はそれまでも同様な、似たようなサービスがありました。私書箱業者や「貸机サービス業者」が法人向けにサービスを提供し、法人登記可能なものでした。
しかし、これらは個人が使用するものであったため、あまりイメージが良くなく、知られていませんでした。また、2006年以前には会社設立に最低1000万円の資本金が必要でした。その資本金にはオフィス使用料も含まれていて、会社設立というとオフィスを借りるのが当たり前という風潮が存在していました。
しかし、この状況が大きく変わり始めたのが2006年からです。2006年に新会社法が成立しました。それまで会社の設立には有限会社で最低300万円、株式会社で最低1000万円の資本金が必要でしたが、「新会社法」が成立してからは、誰でも資本金１円から会社を設立できることになりました。これにより会社設立の条件が一気に下がり、起業に挑戦する人が増えました。
資本が無い方や低資本でも会社設立が可能になったため、そのような時代背景から、2006年以降バーチャルオフィス運営会社が次々と出現しました。最近ではバーチャルオフィスのサービス体系も多岐にわたります。
電話代行業者のバーチャルオフィスは秘書サービスをセットにしたり、レンタルオフィス事業者が貸し会議室やスペースをサービスしたり、ホームページを制作するサービスもあります。
住所だけでなく、起業に関連するテーマで多様なサービスを提供する傾向にあります。バーチャルオフィスの良い点は、何といっても企業がコストを抑えて事業を展開できることにあります。経費削減と叫ばれるこの時代、都心のビルにオフィスを構えることなく、自宅で業務を行うことができるバーチャルオフィスの存在は、現在の社会において欠かせないものとなっています。
この記事では、「バーチャルとは」をできるだけ分かりやすく解説しました。バーチャルオフィスの概念が明らかになり、理解が深まったことと思います。
記事をご覧になっている方の中には、これから起業を計画している方が多いかと思います。もしバーチャルオフィスの利用を検討されている方がいらっしゃいましたら、ぜひ弊社のバーチャルオフィス格安コースをご覧ください。
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