バーチャルオフィスとは(意味や定義について)わかりやすく説明

  • 2015年11月21日
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「バーチャルオフィス」の言葉の意味を定義する

バーチャルオフィス(英語名:virtualoffice)とは一言で定義すると実体のない「仮想オフィス」ということになります。

ひと昔前の呼び名でいいうと「ビジネス版私書箱」「住所貸し」という呼び方で呼ばれていました。

レンタルオフィスや賃貸オフィスなどを実際にスペースを貸しますが、バーチャルオフィスの場合は場所は貸さないで住所とインフラ機能だけ借りる新しいオフィスのスタイルです。

バーチャルオフィスの基本サービス内容には、住所利用(名刺、会社案内、ホームページへの使用)と郵便物保管・転送、法人登記になります。他に提供会社により、貸し会議室、ワークスペース、電話転送サービス、電話代行サービス、FAXサービス、経理代行、コンサルティングなど付加サービスとして提供しています。

バーチャルオフィスサービス概要
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「バーチャルオフィス」の基本サービスと付加サービス

バーチャルオフィス運営会社の提供サービス
3つの基本サービスとオプションにうついて

バーチャルオフィス提供会社の3つの基本サービス

下記サービスはどこのバーチャルオフィス運営会社が提供している基本的なサービスです。料金は各会社により違いますが、ほとんどの運営会社が下記の3つのサービスを提供しています。

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1 住所利用

主に名刺、ホームページ、会社案内、商品パンフレット、企業間取引の際の契約書や申し込み書へに提供住所の記載することが可能になります。

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2 法人登記住所の利用

株式会社や合同会社などの会社設立の際に行う法人登記に提供を住所を利用。

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3 郵便物・荷物の受け取り・保管・転送

提供住所に郵送物が届いたら、それらの郵送物の受け取り・保管業務。届いた郵便物を利用者が指定する住所に送ります。郵便物の転送頻度は週に一回や、その都度、月2回などバーチャルオフィス提供会社により異なります。

バーチャルオフィス提供会社の付加サービス

バーチャルオフィス運営会社は「レンタルオフィス、シェアオフィスを運営している会社が兼業したり、電話代行会社兼業している場合などもあります。各運営会社により、オプションサービスの提供が異なります。 下記サービスはバーチャルオフィス運営会社のオプションサービス例です。

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1電話転送サービス

バーチャルオフィス所在地の電話番号を貸与するサービスです。かかってきた電話は電話転送機能でご指定の携帯電話などに即時転送されるので、相手と直接通話することができます。「会社」の信頼度をあげるという観点から言えば「固定電話」は必要不可欠です

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2電話代行サービス

外出が多い方にお薦めのサービスです。バーチャルオフィスが提供する電話番号に替わりに電話オペレーターが対応してくれるサービスです。「電話秘書」などとも呼ばれています。

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3貸し会議室サービス

時間貸しで貸会議室などを借りれるサービスです。お客様との商談に便利です

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4ワークスペース

レンタルオフィス、シェアオフィス、コワーキングスペースを運営している会社では共有スペースを有料もしくは無料で提供している場合があります。時々自宅以外でも仕事したい方には便利なサービスです。

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5会社案内、名刺、ホームぺージ制作

新規会社設立にあたり。会社案内パンフレット、名刺、ホームページは必要不可欠です。これらの制作を請け負うバーチャルオフィス会社もあります。

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6経理代行・記帳代行、他各種代行業

日々の帳簿の記載と決算など含めて全て、税理士に任せてしまうケースが多いですが、領収書や銀行通帳を渡すだけで「記帳代行」だけ単独で行ってくれる会社もあります。その他テレアポ代行、DM代行、営業代行などのセールスやマーケティングのアウトソーシングサービスを行うバーチャルオフィス会社も見受けられます。

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7各種セミナー開催

「バーチャルオフィス」を利用する方は起業して間もない方が多いので、起業や実務に関するテーマで会員向けに各種セミナーを定期開催しているケースもあります。

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8会員同士の交流サービス

会員同士の親睦や交流を深めたり、ビジネスチャンスを広めるため異業種交流会など定期的に開催している会社もあります

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9会社設立代行

行政書士や司法書士と提携しているバーチャルオフィスも多くあり、定款作成など法人登記までの作業を代行してくれる会社もあります

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10助成金・補助金・融資コンサルティング・申請代行

公的な各種助成金・補助金は会社の規模が小さいほど、条件に当てはしかし種類が多く申請も複雑です。 どのような助成金や補助金に当てはまるか、代行申請してくれるサービスです。一般的に行政書士・司法書士などの士業が対応します

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なぜバーチャルオフィスを借りるのか

なぜバーチャルオフィスがこれだけ広まったかというと、通常の賃貸オフィスやレンタルオフィスなどを借りることに比べ初期費用や、毎月の費用をかなり抑えることができるので起業が始め易くなるからです。通常の賃貸オフィスを借りる場合、マンションの一室を借りても、敷金や礼金保証金など多額の出費が必要となりますがバーチャルオフィスなら、数万円程度の出費で済みます。また本格的な起業でなくても週末起業や副業、定年退職した後のビジネスまで非常に幅広く手軽利用することが可能なのです。

賃貸オフィスとバーチャルオフィス初期費用の比較
賃貸オフィスとバーチャルオフィス初期費用の比較コスト1/60
賃貸オフィスとバーチャルオフィス月額費用の比較
賃貸オフィスとバーチャルオフィス月額費用の比較コスト1/50

これから、さらに様々なビジネスにろいろ利用されるバーチャルオフィスは、これからの時代の標準的なツールとしての役割を担ってくるようになるでしょう。このようにITインフラが進化した現在では、固定した事務所などを所有しないでビジネスをする方が非常に効率的で、今後の主流になってくると言えるでしょう。

 

バーチャルオフィス具体的な利用目的

起業・独立・新規開業に

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バーチャルオフィスを利用する中で一番多いのが起業や独立です。ベンチャー企業を起ち上げる場合、導入時点で多くのコストがかかる。そのうち、オフィスにまつわる部分のコストを削減しようという目的でバーチャルオフィスは利用されます。どうしてもオフィスに関わる部分は直接は利益は生まない間接部分になりますので、そこにお金をかけるより、利益を生み出す部分に集中してお金をかけた方が合理的といえるでしょう。

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週末起業に副業に

最近では週末起業や副業が流行しています。また、会社から貰える給与も不景気の中、上昇が見込め無い状態です。必然的に自分の所得を増やすため、週末起業や副業が流行しています。時代の流れで昔では考えられなかったことですが最近では大企業も副業を認可もしくは容認しています。そのような副業をされる方にとって、バーチャルオフィスは気軽に借りれてかつ低料金なためまさに最適です。どのような副業が多いといえば、ネットビジネスが最も多いですが、ネットでの商売も、通販のみならず、マッチングサイトや会員サイト等色々なビジネス展開が考えられるようになりました。月次のサーバー費用や広告費用等以外とランニングコストもかかる商売なので、いかにコストを抑えるかが成功のポイントになると思います。

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出張所や営業所、支店として

地方で成功をおさめた企業の方々は、いずれ東京で大きな飛躍を、とお考えのことと思います。東京へ進出しようとする際、東京でのマーケティング調査をはじめ、営業エリアの選定、人材の確保など、事前にさまざまな準備が必要になります。それには、まず、必要最小限の『拠点』を設けなくてはなりません。東京進出はチャンスでもあるけど、リスクでもあります。マーケットが大きいので収益を上がるためには東京に進出したいと経営者の方も多いはずです。しかし問題はオフィスの賃貸料など。成功するか失敗するかわからないのに、大きな投資はできません。そんな時バーチャルオフィスは重宝します。一般的なオフィスを借りるより、格段に安いので東京進出の最初のステップとしてはこれを活用する手はないでしょう。実は世界的にだれも知っているあのIT企業が日本進出する際利用したのが某渋谷のバーチャルオフィスです。さまざまなビジネスインフラサービスメニューをそろえていますから、少ない経費で事務所に必要な運営機能を得ることができます。

バーチャルオフィスとはどんな業種・業界の人が利用するのか

バーチャルオフィスは特にこの業種や業界に多いというのはありませんが、比較的に創業したばかりの少人社長が1人の会社や少人数の会社、利用するケースが多いです。最も相性がいいのはバーチャルオフィスを利用する業種の特徴といえば、オフィスに出社する必要もなく自宅で仕事ができるような業種となります。無形のサービスを扱っている会社やにIT関係の職種と相性がいいのが挙げられます。ここではバーチャルオフィスを利用する業種をいくつか挙げさせていただきます。

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    WEBデザイナー・デザイナー・ライター

    業種として自宅でできるものとしてデザイナー業やクリエイティブな職種などがございます。個人法人問わずweb制作会社、映像制作会社、デザイン会社が バーチャルオフィスを利用している例は多いです。またフリーランスのライターをされている方もいます。

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    システム開発・ソフトウエア開発

    上記と同じくITソフトウエア業界も自宅で仕事ができるのでバーチャルオフィスを利用している例が多いといえます。ソフトウエアも特に請負が多く常駐でエンジニアを派遣しているところは、オフィスなどが不要なケースが多いです。
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    ネットショップ・ECサイト運営

    楽天、アマゾン、base、その他ネット通販業を行っている実店舗を持たないEC専門の業種。これらの業種には「特定商取引法に基づく表記」の法律の定めにより ショップモールのサイトに住所の記載が義務付けられています。その住所にバーチャルオフィスが利用されることが多いです。

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    広告代理店・インターネットサービス

    広告代理店インターネットを利用した情報サービスを提供している会社など無形のサービスを提供している会社。

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    各種コンサルティング・セミナー・研修ビジネス

    起業や飲食、会社経営など様々な分野のコンサルティング会社

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    その他サービス職

    実店舗を持たない、代行サービス、便利屋、出張整体、出張マッサージなど様々なサービス。

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    カウンセラー、コーチング、占い・スピリチュアル・オンラインサロン

    カウンセリングなどは以前まで直接会うことにより成り立つビジネスでしたが、最近ではzoomなどの利用によりオンライン化が進んでおりカウンセラー、コーチング、スピリチュアル系業種もバーチャルオフィスを利用する例が多くなっております。 またオンラインサロンの事業を行っている個人・法人も利用しています。

バーチャルオフィス登場の背景

昭和の終わりごろまで、企業というのは働く場所ありきのものでした。会社の中にオフィスがあり、そこで仕事をする従業員がいる。しかし携帯電話が登場し、ネット社会が発展していくなかで、その形態は少しづつ変化していきました。そんな中で現れたのがバーチャルオフィスと呼ばれるものです。

1995年以降の携帯電話の爆発的普及、インターネット接続環境の整備が進み、90年代中~終わりになると、電話やメールなどのIT機器を活用し作業スペースが無くてもできるビジネスが増えてきてSOHOビジネスが登場してきました。

さらに2000年代にIT化が促進してネットがあれば、どこでも使えるIP電話、スカイプ等、LINEなど無料もしくは格安で利用できるコミュニケーションツールの登場、ビジネスアプリケーションのクラウド化により、PCと携帯があればどこでも仕事ができ、誰とでもコミュニケーションがとれる時代に入っており、SOHO化がさらに進んでいます。

そして2020年以降新型コロナウイルスにより各企業で「テレワーク制度」が導入されるようになりました。 それまで今まで一部の企業しかSOHO・テレワークを導入していませんでしたが、ここにきて一気にテレワーク化が進み、 テレワークでも効率的に仕事ができることに気づき、「オフィスは不要なのでは無いか?」という考えも生まれ ました。

ある大手大企業も週に1回は直行直帰にして自宅で仕事をさせる制度を導入したのですが、以前より仕事の効率も良くなり、社員の体調良くなり、会社に対する満足度も高くなったとのことでした。これもクラウド化の恩恵です。オフィスが無くても自宅で仕事ができる時代に突入しました。

このような時代背景がバーチャルオフィスのより一層の導入を後押ししています。

バーチャルオフィスの歴史

『バーチャルオフィス』という名称が出現しはじめたのが2006年頃からでした。 実はそれまでも同様な似たようなサービスがありました。私書箱業者や「貸机サービス業者」が法人向けにサービス提供し法人登記可能なもの。個人が使用し あまりイメージが良くないのであまり知られていないでした。また2006年以前会社設立には資本金が最低1000万円必要でした。その資本金の中にオフィスに使うことも想定されていて、会社設立イコールオフィスを借りるのが当たり前という世間の風潮がありました。 しかし大きく変わり始めたのがが2006年からです。2006年は新会社法が成立しました。それまで会社の設立には有限会社300万円、株式会社1,000万円の最低資本金制が必要でした、しかし「新会社法」が成立してから誰でも、資本金1円~で会社を設立できることになりました。 これにより会社設立の条件が一気に下がり起業に挑戦する人がふえました。 また資本が無い方や低資本でも会社設立できるようになり、そのような時代背景から、2006年以降バーチャルオフィス運営会社が次々出現しました。最近ではバーチャルオフィスのサービス体系も多岐にわたります。

電話代行業者のバーチャルオフィスは秘書サービスをセットにしたり、レンタルオフィス事業者が貸し会議室やスペースをサービスしたり、ホームページを制作したりサービスもあります。住所だけでなく起業に関連するテーマで多岐なサービスを提供する傾向になっています。バーチャルオフィスの良いところは、とにかくコストをおさえて企業が興せるところにあります。経費削減と叫ばれるこの時代、都心のビルにオフィスを構えることなく、自宅で業務を行うことができるバーチャルオフィスの存在は、現在社会において欠かせないものなのです。

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