「バーチャルオフィス」を利用しようと考え、ネットで検索して自分に合う会社を探そうとすると、その数の多さに驚くかもしれません。特に都内には増加傾向にあり、多数の「バーチャルオフィス」が存在しています。
しかし、運営会社によって料金やサービス、オプションなどが異なるため、自分の要望に合う「バーチャルオフィス」を探すことは困難かもしれません。
安いところを選びたくなる気持ちはわかりますが、安さだけしかメリットがなく、サービスが悪かったり、後から追加オプションで高額になってしまうこともあります。
そこで、初めて「バーチャルオフィス」を利用する方のために、注意点やポイントを図解を使い様々視点から分かりやすくまとめました。
この記事を参考にして、失敗のない「バーチャルオフィス」の契約をしていただければ幸いです。
バーチャルオフィスの料金は、「入会金」「月額費用」「その他の初期費用」の3つに分かれています。入会金や月額費用をできる限り安く抑えたいと思うかもしれませんが、重要なのはトータルの費用を考慮することです。
よくあるのが入会金無料キャンペーンですが、「無料」という言葉につられてしまいがちです。
しかし、入会金が無料でも月額費用が他のサービスより高い場合、トータルで考えると高くつくこともあります。
また、入会金や月額費用以外にも、初期費用がかかる場合がありますので、その費用がいくらになるか事前に確認することが重要です。
ここでは、バーチャルオフィスを選ぶ上で最も重要である料金について、3つの費用についてのそれぞれの確認ポイントを説明していきます。
バーチャルオフィスの費用は、大きく分けてイニシャルコストとランニングコストに分けられます。初期費用がどれくらいかかるかによって、バーチャルオフィスの選び方も異なってきます。
バーチャルオフィス各社によって入会金の考え方や料金は異なりますが、一般的には月額料金の2ヶ月分が相場です。月額料金が安くても、入会金が高い場合もあります。
2ヶ月以上の料金ならば相場より高いという認識を持っていいでしょう。
また、バーチャルオフィスには郵便転送や電話転送などのサービスがあり、預託金として郵送料金や通話料金のデポジットを最初に入金する必要がある場合があります。後払いの形式を採用しているバーチャルオフィスの場合、保証金を請求される場合もあります。
バーチャルオフィスを選ぶ際には、キャンペーンで入会金が0円になっていてもこうしたデポジットや保証金は必要になる場合があるので、契約時に確認すべき点です。
バーチャルオフィスの選び方において最重要な項目の一つが料金です。バーチャルオフィス各社の料金はまちまちであり、バーチャルオフィスの料金はオフィスの賃貸料に比例しているため、存在するオフィスの賃貸料が高いほど、月額費用が高くなる傾向にあります。例えば、駅のそばや一等地、設備が豪華な所は、月額費用が高くなります。
一般的に、レンタルオフィスが運営するバーチャルオフィスは、料金が高めに設定されています。しかし、その理由は前述の通りです。バーチャルオフィスの料金は、1万円以上の高額なものから、1,000円以下の激安なものまでありますが、あまりにも安いバーチャルオフィスには注意が必要です。
特に、月額料金に郵便転送料金が含まれていない場合、郵便を受け取るたびに別途費用が発生することがあります。また、法人登記をする場合には、別途月額費用が必要な場合もあります。そのため、最終的には想像以上に費用がかかる場合があります。さらに、一部のバーチャルオフィスは、郵便物の受け取り件数を制限しており、一定以上の件数を超えると追加費用が発生する場合もあるため、事前に受け取る郵便物の量を想定しておくことが重要です。
料金だけでなく、提供されるサービス内容も重要なポイントとなります。バーチャルオフィスを選ぶ際には、サービス内容を充分に確認し、選ぶ基準として安さだけでなく、料金に対してどのようなサービスが提供されるかも確認することが必要です。
上記の入会金とは別に、保証金、預り金、郵便転送手数料、年会費が別途発生する場合があります。保証金は、月額利用料金などの利用料が万が一未払いになった場合に補填するためのものです。
「預り金」は「デポジット」とも呼ばれ、これは郵便物の郵送費用、転送電話や電話代行などの通信費用に補填されます。
「郵便転送手数料」は、切手などの郵送費用とは別に発生するもので、郵便を転送する際にかかる作業費用のことです。ほとんどの場合、月額基本料金に含まれていますが、月額料金が極端に安いバーチャルオフィスの場合は、月額費用とは別に郵便転送の手数料が発生する場合があるため、要注意です。
その他、ほとんどの場合は月額費用のみですが、「バーチャルオフィス」運営会社によっては、年会費を別途取る場合があります。
このように、一見月額が安く見えても、目に見えない費用があることを理解していただけると幸いです。
一見月額利用料金が安くても、ある程度長い契約期間が必要な場合があります。
手前味噌ですが、当社の場合でも毎月払い、3ヶ月払い、1年払いと期間が長くなるに従い月々の料金がお得になるような仕組みを採用しています。
当然、最低契約期間などの情報はホームページにしっかりと記載するべきですが、中には記載しない会社もあるため、改めて電話やメールなどで最低契約期間や条件を確認することをおすすめします。
バーチャルオフィスの住所サービスは、住所利用、法人登記、郵便物受け取り、郵便物保管の4つに大きく分けられますが、その中で注意すべき重要な項目の一つに郵便物転送があります。法人組織として利用する場合、郵便物の中には請求書や契約書など、重要な書類も含まれることがあります。
特に重要なのは請求書関連の郵便物です。バーチャルオフィスを経由してお客様の元に届くため、支払い期日を過ぎてしまったり、事故が起きる可能性があるため、こまめに郵送してくれるバーチャルオフィスを選ぶことが重要です。
郵便転送は各社により異なりますが、通常は月4回程度送られるのが標準です。しかし、中には郵便転送が月に1回、2回のところや、郵便転送が別途オプションになるところもありますので、どれだけ郵便物が届くかを予め想定しておくことが重要です。あらかじめサービス内容に郵便転送がどのような内容で含まれるかを確認することをお勧めします。
バーチャルオフィスの郵便物受け取りサービスは、各社により異なりますが、その中で重要なのは郵便物受け取りの連絡があるかどうかです。一部のバーチャルオフィスでは、郵便物受け取りの連絡が標準で含まれている場合がありますが、別途オプション料金が発生する場合もあります。
郵便物受け取りの連絡がある場合、重要な書類が到着した場合にいち早く確認できるため、できるだけ郵便物受け取り連絡がある方が望ましいと言えます。
ほとんどのバーチャルオフィスは商用目的で運営されているため、法人登記が可能なはずですが、稀に登記ができない場合や、登記が可能でも追加の料金がかかる場合があります。そのため、注意が必要です。
また、個人事業主の場合でも、将来的に法人化を考える場合は、法人登記が可能なバーチャルオフィスを選ぶことをおすすめします。個人事業主から法人に移行する場合や、名義変更などの手続きが必要な場合は、手数料が発生する場合や月額利用料金が変更される場合があるため、注意が必要です。
バーチャルオフィスには、無人の場合があります。このこと自体は大きな問題ではありませんが、クライアントが予約なしで来訪した場合には、誰もいないということであまり良い印象を与えない可能性があります。
また、無人の場合、ポストに溜まった郵便物は定期的に回収して郵送するため、リアルタイムでの郵便物の受け取り確認ができず、受け取り連絡が遅れる場合があります。さらに、来店による郵便物の受け取りが不可能な場合もありますので、この点も事前に確認が必要です。
バーチャルオフィスを選ぶ際の基準の一つに場所があります。レンタルオフィスとは異なり、バーチャルオフィスはその場所のスペースを借りることはないため、ある意味どこでもいいと思われるかもしれません。しかし、実用性を考えると、自分が住む場所から近いところで交通の便が良い場所が望ましいです。
なぜなら、郵便物をすぐに受け取りたい場合や緊急時に近い方が便利だからです。また、顧客との打ち合わせや会議室を借りる場合などもあり、近くにオフィスがある方が便利です。住所のブランドで選ぶことも大切ですが、将来的なことを考えると利便性も重要な要素です。
バーチャルオフィスと私書箱の大きな違いは、会議室等のスペースを借りることができるかどうかです。ビジネスを考えると、打ち合わせが多少なりともある場合があるかもしれません。会議室があるかどうかは、バーチャルオフィスを選ぶ上で大きなポイントとなるでしょう。多くの場合、会議室はオプションサービスとなっており、1時間単位で料金が発生します。そのため、事前に料金を確認しておくことが重要です。
最近では時間単位でレンタルオフィスやシェアオフィス・コワーキングサービスを利用できるサービスが増えており、低コストで共有スペースを利用できることがあります。バーチャルオフィスを利用する場合、基本的には自宅で内勤作業をすることが中心になりますが、作業スペースが必要になった場合に時間単位で借りられると便利です。
バーチャルオフィスは、ビジネスマンや個人事業主にとって重要なサービスとなっています。しかし、その選び方には注意が必要です。以下に、バーチャルオフィスを選ぶ際に注意するべき点をまとめました。
以上が、バーチャルオフィスを選ぶ際に注意すべき点です。選び方を間違えると、思わぬトラブルが生じる可能性があるため、十分な注意を払って選ぶことが大切です。
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