バーチャルオフィスの選び方や注意点

契約の際の確認とポイント

「バーチャルオフィス」利用してみようと思いネットで調べて自分に合う会社を探そうと思った方は「バーチャルオフィス」の数が多いことにびっくりするはずです。都内の「バーチャルオフィス」の数は増加傾向で結構な数の「バーチャルオフィス」が存在します。バーチャルオフィス運営会社により料金はもちろんサービスやオプションサービスもかなり異なるため。多数のバーチャルオフィスの中から自分の要望に合う「バーチャルオフィス」を探すのはどこがいいか迷ってしまうこともあると思います。

できる限り安いところがいいと考えがちですが、安いだけがメリットでサービスが悪かったりする場合もありますし、「見た目が安いため契約し後から様々なオプションを追加したら結局高くなってしまった」等のケースもあるかと思ます。そこで初めて「バーチャルオフィス」をご利用する方々のためにバーチャルオフィスを選び方注意点のポイントや注意点に様々な視点からついてまとめてみました。 この記事が参考になれば幸いです。

バーチャルオフィスの料金について

バーチャルオフィスの料金構成は「入会金」「月額費用」「入会金や月額以外でかかる費用」の3つに分かれています。
できる限り安く借りたいというのが本音のところかと思いますが、大事な点は料金はトータルで考えることです。入会金が無料でも月額費用が他と比べて高い場合トータルにしたら高くなります。また入会金や月額費用以外でもかかる費用があるかもしれませんので、その費用がいくらになるのか予め確認しておくことが重要です。ここではバーチャルオフィスを選ぶのに一番重要なポイントの料金について3つの費用について説明いたします。

「入会金」「月額費用」「入会金や月額以外でかかる費用」

確認ポイント1入会金や事務手数料など初期費用はどれくらいかかるかを確認

入会金

費用は大きくわけるとイニシャルコストと毎月かかるランニングコスト分けられます。まずどれだけの初期費用がかかるかで、バーチャルオフィスの選び方も異なってくるはずです。

バーチャルオフィス各社によって入会金の考え方や料金は異なりますがだいたい月額の2ヶ月分が相場でしょう。月額料金が安くても入会金が高いとこともありますので、まずは最初にかかるお金を確認しましょう。

入会金のここをチェック

チェック
  • 入会金はいくらくらいかかるかを確認
  • 入会金の他に保証金や預かり金などは発生するのかを確認

確認ポイント2月額料金はどれくらいかかるか

月額

バーチャルオフィスの選び方において最重要な項目の一つです。料金はバーチャルオフィス各社まちまちですが、バーチャルオフィスの料金はたていていオフィスの賃貸料に比例しており、バーチャルオフィスの存在するオフィス賃貸料が転嫁される傾向にあるので、駅のそばや一等地、設備が豪華な所ほど、月額費用が高くなる傾向にあります。

レンタルオフィスが運営するバーチャルオフィスは一般的に料金が高い傾向になりますが、それにはこうした理由があるからです。またバーチャルオフィスの料金は高いところで1万円以上、逆に安いところで1,000円以下の激安のところもありますが、あまりにも安いバーチャルオフィス場合注意が必要です。

月額

安すぎる場合、例を挙げると月額利用料金の中に郵便転送料金が入っておらず郵便を受け取るごとにに郵便転送料金が発生したり、法人登記すると別途月額費用がかかるなどのケースもございます。そのため結局は想像以上に月額料金がかってしまうケースも少なくありません。その他バーチャルオフィスによっては郵便受け取り数を制限しており、一定以上を越すとお金がかかるケースもありますので予め、どれくらいの郵便物が届くか想定していくことが大事です。選び方の基準として単に安さだけなく、料金に対してどのようなサービスを提供してくれるのか、サービス内容を充分に確認することが必要でバーチャルオフィスの選び方の基本となります。

月額料金のここをCHECK

チェック
  • 利用料金に対してどのようなサービスが付くか
  • 月額利用料金はいくらかかるか
  • 支払いは毎月払いかそれとも一括で半年とか1年払いか

確認ポイント3「入会金」や「月額料金」以外にかかる費用を確認

保証金

上記の入会金とは別に保証金、預り金、郵便転送手数料、年会費が別途発生する場合もあります。 保証金やは月額利用料金などの利用料が万が一未払いになった時に、補填するためのものになります。

「預り金」は「デポジット」などとも呼ばれており、これは郵便物の郵送費用、転送電話や電話代行などは通信費用やなどの通信費用などに補填されます。

「郵便転送手数料」は切手などの郵送費用とは別です。郵便を転送した時に発生する作業費用のことで1回ごとにかかる場合があります。ほとんどが月額基本料金の中に込になっているケースが多いですが、月額料金が極端に安いバーチャルオフィスの場合、月額費用とは別に郵便転送の手数料が発生する場合があるので要注意です。
その他滅多にないですが、月額費用とは別に年会費をとる「バーチャルオフィス」運営会社もあります。

このように一見月額が安く見えても、目に見えない費用があるという点を理解していただけますと幸いです。

「入会金」や「月額料金」以外にかかる費用を確認

チェック
  • 保証金は発生するのか?
  • 預り金はあるのか
  • 郵便転送などの手数料は発生するか?
  • 更新費用が発生する場合いくらになるか?

確認ポイント4最低契約期間はあるのか?

一見月額利用料金が安くてもその場合契約期間必要だったりする場合があります。手前味噌ですが当社の場合でも毎月払い、3ヶ月払い、1年払いと期間が長くなるに従い月々の料金がお得になるような仕組です。当然最低契約期間のことなどホームページにしっかりと記載すべきことですが、中には記載しない会社もございますので、改めて電話で最低契約期間等の条件を聞いた方が無難です。

契約期間のここを確認

チェック
  • 最低利用期間はあるのかないのか?
  • もし最低利用期間がある場合期間はどれくらいか?

サービス内容の確認

確認ポイント5月に何回郵便物が転送されるか

バーチャルオフィスの住所サービスは住所利用、法人登記、郵便物受け取り、郵便物保管と4つに大きく分けられますがその中で選び方として注意する重要な項目の一つに郵便物転送があげられます。法人組織として利用する場合、郵便物の中には請求書や契約書など重要なものも少なからず含まれています。

特に郵便の中でも大事なのは請求書関連。バーチャルオフィスを転送されてお客様の元に届くため、支払いサイトが短い請求の場合、支払い期日を過ぎてしまったりと事故も起きる可能性があります。そのためこまめに郵送してくれるバーチャルオフィスを選んだほうが無難です。

郵便転送は各社により異なりますが通常は月4回程送られるのが標準ですしかし中には郵便転送が月に1回、2回のところや、郵便転送は別途オプションになるところもありますので、その点はどれだけ郵便物が届くか予め想定しておくことが大事で。あらかじめサービス内容に郵便転送がどのような内容で入っているか確認をお勧めします。

郵便物転送のここを確認

チェック
  • 郵便転送料金は郵送費用以外に手数料などが発生するか?
  • いつ締めでどのタイミングで郵送されるか
  • 郵便物は月何回転送されるか?
  • 万が一の時は郵便物を取りに行くことも可能か
  • 万が一オプションを利用しても郵便を速達で送ってくれることは可能か

確認ポイント6郵便物受け取りの連絡はあるかないか

連絡する女性

郵便物受け取りサービスは各社により異なりますが、その中で郵便物受け取りの連絡が標準のところと、別途オプション料金が発生する場合がございます。郵便物受け取りの連絡がある場合重要な書類が到着した場合いち早く確認がとれるので、できれば郵便受け取り連絡はあるに越したことはありません。

郵便物受け取りのここを確認

チェック
  • 郵便物が届いたらまず連絡されるかされないか
  • ユーザーへの連絡はいつのタイミングでされるか

確認ポイント7法人登記ができるか?

都心のビル

たいていのバーチャルオフィスは商用なので法人登記ができることになっています、しかし稀に法人登記ができなかったり、また登記可能な場合料金が高くなったりするケースが多いので注意が必要です。

個人事業主の方の場合でも、将来的に法人成を考えると法人登記できるバーチャルオフィスを選んだほうがいいでしょう。個人事業から法人になる場合また名義変更等で手数料が発生したり月額利用料金がかわったりする場合もございますので、その点はよく確認する必要性があります。

法人登記サービスのここを確認

チェック
  • 法人登記ができるか
  • 法人登記により月額の変動があるか

確認ポイント8オフィスは有人か無人か

受付の女性

これはさほど大きな問題ではありませんが、バーチャルオフィスの中には無人のバーチャルオフィスもございます。突然クライアントがその住所にアポなし来訪される場合など、受付で人がいれば臨機応変の対応が期待できますが、だれもいない場合あまり良い印象を与えない結果となります。

また無人の場合、どのような仕組みになっているかというと、定期的に社員がオフィスに来てポストに溜まった郵便物を回収して郵送するので、リアルタイムで郵便物の受け取り確認連絡が入らず、受け取り連絡が遅れる場合がございます。また来店による郵便物の受け取りが不可能な場合もございますので、その点も確認さえた方がいいといえます。

確認ポイント9契約したバーチャルオフィスは自分の住んでいる家から交通が便利か?

バーチャルオフィスを選びの基準の一つに場所があります。レンタルオフィスと違いバーチャルオフィスはその場所のスペースを借りることはないので、ある意味どこでもいいことになります。しかし実用性を考えるとできる限り自分が住む家からそばで近いところで交通うの便がいいところがいいと思われます。

何故なら、郵便物をすぐに受け取りたい場合等緊急時に近い方が便利だからです。その他顧客との打ち合わせ等もあって会議室も借りたりする場合等を考えると近い方が便利です。住所のブランドで選ぶ考えも大事ですが、あと後のことを考えると利便性も大事です。

確認ポイント10会議室などのスペースは借りることができるのか

会議室

会議室等のスペースを借りることができるのかがバーチャルオフィスと私書箱との大きな違いと言って過言ではありません。ビジネスを考えると少なからず打ち合わせがあるのではないでしょうか。殆どないかもしれませんが、やはり打ち合わせを考えると会議室は必要ですそのようなサービスがあった方がいいです。

オプションサービスになっている場合が多く、1時間単位でお金がかかると思いますのでいくらくらになるか予め確認しておくといいと思います。

会議室のここを確認

チェック
  • 会議室スペースを利用することはできるのか?
  • 利用できる場合、それはいくらかかるか
  • 会議室は最大何人まで収容できるか

確認ポイント11作業スペースはあるか?

作業スペース

最近では時間貸しレンタルオフィスやシェアオフィス等、共有スペースを割と低コストで借りることができるサービスが流行しております。バーチャルオフィスユーザーは基本自宅で内勤作業することが中心になりますが、時間単位で作業スペースを借りることができた方がいいでしょう。

月額1950円格安コースはこちら

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