バーチャルオフィスの選び方や注意点について

オフィスナビが選ばれる理由

  • 格安料金で提供月額1,950円東京の住所貸し・バーチャルオフィス
  • 郵便転送は手数料不要の実費のみ
  • 電話代行付きバーチャルオフィスも格安月額7,871円東京最安値クラス

バーチャルオフィスの選び方注意点

バーチャルオフィスを選び方注意点のポイントや注意点に様々な視点からついてまとめてみました。
全部で13個のポイントがございます。

バーチャルオフィスの料金について

選び方第1箇条入会金はどれくらいかかるかを確認

バーチャルオフィス選び方において、まず最も重要な点は「費用」ではないでしょうか?費用は大きくわけるとイニシャルコストと毎月かかるランニングコスト分けられます。まずどれだけの初期費用がかかるかで、バーチャルオフィスの選び方も異なってくるはずです。
バーチャルオフィス各社によって入会金の考え方や料金はことなりますがだいたい月額の2ヶ月分が相場でしょう。月額料金が安くても入会金が高いとこともありますので、まずは最初にかかるお金を確認しましょう。

注意点

チェック
  • まず最初に入会金はいくらくらいかかるか?
  • まず最初に入会金はいくらくらいかかるか?

選び方第2箇条保証金はかかるのか確認

上記の入会金とは別に保証金が別途発生する場合もあります。不動産賃貸する時、敷金という名目で保証金が発生する場合がございますが、バーチャルオフイスも同じです、月額利用料金が万が一未払いになった時補填するためのものになります。バーチャルオフィスの場合保証金がかからないケースの方が多いですが、発生する場合もあるので、その点は念のため確認する必要があります。

注意点

チェック
  • 保証金は発生するのか?
  • 保証金はいくらかかるのか?
  • 保証金は返却されるのか?

選び方第3箇条更新費用

入会金や事務手数料とは別に不動産の賃貸のように、契約更新の際発生する更新費用という名目で費用が
発生する場合がございます。月額費用は安く見えても、一定期間の契約ごとに契約更新費用が発生すれば、結果それほど安くならないかもしれません。契約期間ごとに更新費用がかかるバーチャルオフィスは稀ですが一応費用が発生するか確認しておきましょう。

注意点

チェック
  • 契約期間終了後更新費用は発生するのか?
  • 更新費用が発生する場合いくらになるか?

選び方第4箇条月額はどれくらいかかるか

これもバーチャルオフィスの選び方において最重要な項目です。料金はバーチャルオフィス各社まちまちですが、バーチャルオフィスの料金はたていていオフィスの賃貸料に比例しており、バーチャルオフィスの存在するオフィス賃貸料が転嫁される傾向にあるので、駅のそばや一等地、設備が豪華な所ほど、月額費用が高くなる傾向にあります。

レンタルオフィスが運営するバーチャルオフィスは一般的に料金が高い傾向になりますが、それにはこうした理由があるからです。またバーチャルオフィスの料金は高いところで1万円以上、逆に安いところで1,000円以下の激安のところもありますが、あまりにも安いバーチャルオフィス場合注意が必要です。

安すぎる場合、例を挙げると月額利用料金の中に郵便転送料金が入っておらず郵便を受け取るごとにに郵便転送料金が発生したり、法人登記すると別途月額費用がかかるなどのケースもございます。そのため結局は想像以上に月額料金がかってしまうケースも少なくありません。その他バーチャルオフィスによっては郵便受け取り数を制限しており、一定以上を越すとお金がかかるケースもありますので予め、どれくらいの郵便物が届くか想定していくことが大事です。選び方の基準として単に安さだけなく、料金に対してどのようなサービスを提供してくれるのか、サービス内容を充分に確認することが必要でバーチャルオフィスの選び方の基本となります。

注意点

チェック
  • 月額利用料金はいくらかかるか
  • 支払いは毎月払いかそれとも一括で半年とか1年払いか
  • 利用料金に対してどのようなサービスが付くか?

選び方第5箇条最低契約期間はあるのか?

一見月額利用料金が安くてもその場合契約期間が長期だったりする場合があります。手前味噌ですが当社の場合でも毎月払い、3ヶ月払い、1年払いと期間が長くなるに従い月々の料金がお得になるような仕組です。当然最低契約期間のことなどホームページにしっかりと記載すべきことですが、中には記載しないところもございますので改めて電話で最低契約期間等の条件を聞いた方が無難です。

注意点

チェック
  • 最低利用期間はあるのかないのか?
  • もし最低利用期間がある場合期間はどれくらいか?

サービス内容の確認

選び方第6箇条月に何回郵便物が転送されるか

バーチャルオフィスの住所サービスは住所利用、法人登記、郵便物受け取り、郵便物保管と4つに大きく分けられますがその中で選び方として注意する重要な項目の一つに郵便物転送があげられます。法人組織として利用する場合、郵便物の中には請求書や契約書など重要なものも少なからず含まれています。特に郵便の中でも大事なのは請求書関連。バーチャルオフィスを転送されてお客様の元に届くため、支払いサイトが短い請求の場合、支払い期日を過ぎてしまったりと事故も起きる可能性があります。そのためこまめに郵送してくれるバーチャルオフィスを選んだほうが無難です。郵便転送は各社により異なりますが通常は月4回程送られるのが標準ですしかし中には郵便転送が月に1回、2回のところや、郵便転送は別途オプションになるところもありますので、その点はどれだけ郵便物が届くか予め想定しておくことが大事で。あらかじめサービス内容に郵便転送がどのような内容で入っているか確認をお勧めします。

注意点

チェック
  • いつ締めでどのタイミングで郵送されるか
  • 郵便物は月何回転送されるか?
  • 万が一の時は郵便物を取りに行くことも可能か
  • 万が一オプションを利用しても郵便を速達で送ってくれることは可能か

選び方第7箇条郵便物受け取りの連絡はあるかないか

郵便物受け取りサービスは各社により異なりますが、その中で郵便物受け取りの連絡が標準のところと、別途オプション料金が発生する場合がございます。郵便物受け取りの連絡がある場合重要な書類が到着した場合いち早く確認がとれるので、できれば郵便受け取り連絡はあるに越したことはありません。

注意点

チェック
  • 郵便物が届いたらまず連絡されるかされないか
  • ユーザーへの連絡はいつのタイミングでされるか

選び方第8箇条登記ができるか?

たいていのバーチャルオフィスは商用なので法人登記ができることになっています、しかし稀に法人登記ができなかったり、また登記可能な場合料金が高くなったりするケースが多いので注意が必要です。個人事業主の方の場合でも、将来的に法人成を考えると法人登記できるバーチャルオフィスを選んだほうがいいでしょう。。個人事業から法人になる場合また名義変更等で手数料が発生したり月額利用料金がかわったりする場合もございますので、その点はよく確認する必要性があります。

注意点

チェック
  • 法人登記ができるか
  • 法人登記により月額の変動があるか

選び方第9箇条住所は一等地がいいか

住所が銀座、渋谷などの一等地住所か気にお客様も多いかと思われます。もちろんステータスのある一等地住所にオフィスがあった方が信頼度も上がると思いますが、問題は月額利用料金です。一般的に住所の良ければ良いほど、月額利用料金が高くなる傾向になりますので、その点はバランスを考えなければならないと思います。銀座の一等地住所を借りたけど月額料金高くて払うのが苦しいというケースも
あるので、身の丈にあった場所を選ぶのが堅い選択といえます。

選び方第10箇条オフィスは有人か無人か

これはさほど大きな問題ではありませんが、バーチャルオフィスの中には無人のバーチャルオフィスもございます。突然クライアントがその住所にアポなし来訪される場合など、受付で人がいれば臨機応変の対応が期待できますが、だれもいない場合あまり良い印象を与えない結果となります。また無人の場合、どのような仕組みになっているかというと、定期的に社員がオフィスに来てポストに溜まった郵便物を回収して郵送するので、リアルタイムで郵便物の受け取り確認連絡が入らず、受け取り連絡が遅れる場合がございます。また来店による郵便物の受け取りが不可能な場合もございますので、その点も確認さえた方がいいといえます。

選び方第11箇条住所は自分の住んでいる家から近いか?

バーチャルオフィスを選びの基準の一つに場所があります。レンタルオフィスと違いバーチャルオフィスはその場所のスペースを借りることはないので、ある意味どこでもいいことになります。しかし実用性を考えるとできる限り自分が住む家からそばで近いところで交通うの便がいいところがいいと思われます。何故なら、郵便物をすぐに受け取りたい場合等緊急時に近い方が便利だからです。その他顧客との打ち合わせ等もあって会議室も借りたりする場合等を考えると近い方が便利です。住所のブランドで選ぶ考えも大事ですが、あと後のことを考えると利便性も大事です。

選び方第12箇条会議室などのスペースは借りることができるのか

会議室等のスペースを借りることができるのかがバーチャルオフィスと私書箱との大きな違いと言って過言ではありません。ビジネスを考えると少なからず打ち合わせがあるのではないでしょうか。殆どないかもしれませんが,やはり打ち合わせを考えると会議室は必要ですそのようなサービスがあった方がいいです。オプションサービスになっている場合が多く、1時間単位でお金がかかると思いますのでいくらくらになるか予め確認しておくといいと思います。

注意点

チェック
  • 会議室スペースを利用することはできるのか?
  • 利用できる場合、それはいくらかかるか
  • 会議室は最大何人まで収容できるか

選び方第13箇条作業スペース

最近では時間貸しレンタルオフィスやシェアオフィス等,共有スペースを割と低コストで借りることができるサービスが流行しております。バーチャルオフィスユーザーは基本自宅で内勤作業することが中心になりますが、時間単位で作業スペースを借りることができた方がいいでしょう。

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