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規模の小さいスモールビジネスであっても起業するためには仕事をする場所=オフィスが必要となってきます。しかし、オフィスを準備するためには場所が必要ですし、場所を用意するためには資金が必要となります。起業をする際は意外なほど早くお金が減っていきます。
様々な準備をしますので、出来るだけオフィスを準備するための資金は軽減させていくことが理想です。もちろんきちんとしたオフィスを用意することで、自分自身のやる気を出すことが出来ますし、整った環境であれば仕事もスムーズに進めることができますが、やはりコストの削減も起業をすることを踏まえれば非常に重要なことだといえます。
ここでは一人で起業をする際に必要なオフィスの種類について、自宅開業、貸し事務所、レンタルオフィス、シェアオフィス、バーチャルオフィスの5つの選択肢についてご紹介していきます。
目次
自宅を持っている場合、自宅をオフィスにする選択肢があります。自宅を起業オフィスとする場合の最大のメリットは、費用の安さです。家賃を経費として計上することができますので、税金対策にもなり、新たに場所を借りる必要がないため、ほとんど費用はかからないと言っても過言ではありません。
さらに、自宅で現在使用している機器をそのまま仕事に活用することが可能です。もし自宅以外で開業を考えると、通信機器やデスク、椅子、その他の家具などを新たに揃える必要があり、それに伴う費用が増えます。
もう一つのメリットとして、自宅が仕事場になるため、通勤時間が無くなります。一人で起業する場合、多忙な日々が続くことが多いため、通勤時間を省くことができるのは大きなメリットといえます。
多くのメリットが存在する自宅オフィス開業ですが、デメリットも無視できません。その中で最初に挙げられるのが、仕事とプライベートを分けることが難しくなる点です。これは非常に重要な問題で、絶えず仕事のことを考えてしまう、休息が取れないといった状況を引き起こします。
また、自宅がビジネスの登記先になるため、自宅に営業の訪問を受けるなど、プライバシーを保つことが難しくなります。自宅の住所が公になることは大きなデメリットで、家族がいる場合はセキュリティ対策が必要となります。自宅には貴重な資産や機器が集まるため、盗難のリスクが高まるからです。
現代では地図アプリなどで簡単にビジネスの所在地を確認できますし、取引をする前に相手の会社を調査する人も多いです。顧客や取引先があなたの会社の住所を調べて、それが一般的な住宅だと判明した場合、ビジネスとしての信頼感は損なわれる可能性があります。自宅オフィスは、規模が小さな会社と見なされることもあります。信用度を向上させ、適切に認識されるためには、自宅オフィス開業を避けることも一つの選択肢といえます。
自宅オフィス開業では、家族が仕事の邪魔をしてしまう可能性があります。さらに、仕事中に子どもの世話をしたり、家事をしたりしなければならない状況も発生し、仕事に集中することが難しくなることもあります。
賃貸オフィスは最も一般的なビジネス開業方法であり、多くの企業がこの方式を利用しています。しかし、スモールビジネスの立場からは、賃貸オフィスの初期投資が非常に高いというデメリットがあります。
賃貸オフィスを借りるとなると、敷金や礼金、前払いの賃料などが必要となり、それが数百万円に達することもあります。都心部の良い立地であれば、数千万円もの初期費用が発生することもあります。新規事業では、営業活動や在庫の確保など、資金が必要となる多くの項目があります。そのような重要な資金がオフィス準備に消費されるのは、可能な限り避けるべきです。
さらに詳しく費用を見てみると、賃貸オフィスの運営には定期的な家賃が必要です。例えば、月50万円のオフィスを借りると、年間では600万円が必要になります。これは一人の社員を雇うのに相当する金額です。
また、家賃だけでなく、電気、ガス、水道、インターネットなどの光熱費や通信費も発生します。さらに、賃貸オフィスの更新料などもかかるため、ランニングコストは想定以上に高くなりがちです。
賃貸オフィスの契約期間は通常2年であり、期間内の解約は通常ペナルティがあります。したがって、事業が思うように進まない場合でも、簡単にオフィスを引き払うことはできません。
新規に賃貸オフィスを借りると、電話機や机などの備品が必要になります。これらは一部リースでも利用できますが、基本的には費用がかかります。
スモールビジネスにとって賃貸オフィスの最大のメリットは、それが提供する社会的信用度です。賃貸オフィスを利用することで、その事業が確固たる物理的拠点を持っているという印象を与えることができます。これは顧客やパートナーからの信頼を勝ち取るために非常に有益であり、ビジネスの正当性と専門性を示す手段となります。
また、賃貸オフィスの存在は、金融機関からの信用を得る上でも大きな利点となります。特に新規のスモールビジネスは、金融機関からの融資や信用状の取得が難しいことがありますが、賃貸オフィスはそのハードルを下げる可能性があります。自宅オフィスやバーチャルオフィスに比べて、賃貸オフィスを持つビジネスは、金融機関の審査を通過しやすい傾向があります。
賃貸オフィスは、プロフェッショナルなビジネス環境を提供します。会議室やレセプションエリア、専用の電話番号や郵便アドレスなどを利用できるため、顧客との対面や遠隔でのコミュニケーションに適しています。これらはビジネスの専門性を強調し、顧客やパートナーとの関係を強化します。
賃貸オフィスは、ビジネスが成長するにつれてスペースを拡大したり、契約を更新したりする柔軟性を提供します。自宅オフィスやバーチャルオフィスでは、このようなスケーリングは困難であり、賃貸オフィスは成長するビジネスにとって理想的な選択
となります。たとえば、従業員を増やす、新たな部門を設けるなどの場合には、賃貸オフィスならば必要に応じて容易にスペースを拡大することができます。
レンタルオフィスは、特にスモールビジネスやスタートアップにとっては、賃貸オフィスに比べてリーズナブルなコストで利用できるという大きなメリットがあります。初期投資が少なく、月々のレンタル料も手頃なため、財政的にプレッシャーを感じることなくビジネスを立ち上げることが可能です。
レンタルオフィスは、オフィスとして必要な設備が既に整っているのも大きな魅力です。デスク、チェア、電話機、コピー機、そしてインターネット接続など、業務を開始するために必要な基本的な設備が用意されているため、新たに設備投資をする必要がありません。
多くのレンタルオフィスは、都心の一等地に位置しており、駅からのアクセスも良好です。これはビジネスの信頼性を高めるだけでなく、クライアントとのミーティングや従業員の通勤にも便利です。
さらに、レンタルオフィスでは様々な代行サービスを受けられることも大きなメリットです。電話応対、郵便物の受け取り、メールの転送、掃除などの日常的なオフィス運営に関連する業務を代行してもらうことが可能です。これにより、ビジネスの主要な活動に集中することができ、生産性を向上させることができます。
これらのメリットから、レンタルオフィスはスモールビジネスやスタートアップにとって非常に魅力的な選択肢であることがわかります。しかし、契約内容をよく理解し、自身のビジネスのニーズと合っていることを確認することが重要です。
レンタルオフィスには人気があり、特に需要の高い物件は常に満室の状態が続くこともあります。これは、希望の部屋にすぐに入居できないというデメリットに繋がります。特にビジネスが急速に成長している場合、スケールアップの必要があるときにすぐに必要なスペースを確保できない可能性もあります。
レンタルオフィスは一部の業種には利用が難しいというデメリットもあります。具体的には、人材派遣、建設業、不動産業など、特定の許認可が必要な業種では、レンタルオフィスの利用が制限されることがあります。また、シェアオフィスやバーチャルオフィスに比べれば、一部の業種でも利用が可能ですが、それでも全ての業種が利用できるわけではありません。
レンタルオフィスは一定のスペースが区切られているものの、完全なプライベートスペースとは言えない場合が多いです。これは、マンガ喫茶のようなブース型や個室型のレンタルオフィスが主流であるためです。パーテンションで区切られているだけで、音が漏れることもありますし、完全に視線を遮断することも難しいです。そのため、電話の声が外に聞こえてしまったり、他人に覗かれるリスクもあります。これらの理由から、機密性が要求される業務にはレンタルオフィスは向いていないと言えます。
以上の点から、レンタルオフィスを選択する際には、ビジネスの特性やニーズをよく考え、そのデメリットが自身のビジネスに大きな影響を与えないか確認することが重要です。
シェアオフィスやコワーキングスペースは、レンタルオフィスに比べて費用が格段に安いというメリットがあります。特にスタートアップやフリーランサーにとっては、初期費用や運営費用を抑えることが可能で、ビジネスの柔軟性を保つことができます。
レンタルオフィスでは個別に電気や水道などの光熱費が請求されますが、シェアオフィスやコワーキングスペースではその費用が月額費に含まれているため、予想外の出費を抑えられます。
多くのシェアオフィスやコワーキングスペースでは、フリードリンクが提供されています。これは、一日中お茶やコーヒーが飲み放題であることを意味します。これにより、一日中快適に仕事をすることが可能となります。
会員登録が完了し、審査が通ればすぐに利用することが可能です。これにより、急なビジネスのニーズにも対応することができます。
シェアオフィスやコワーキングスペースは、月額料金が2万円程度と比較的低価格であるため、もし事業がうまくいかなくても契約解除のリスクが低いです。
パソコン関連の機器や文房具など、必要な備品が揃っているため、すぐに仕事を始めることができます。これにより、初期の準備時間や費用を節約することが可能です。
シェアオフィスやコワーキングスペースは、多くの人が集
まり、様々なバックグラウンドを持った人々との交流が可能です。これは、新たなアイデアを生み出したり、ビジネスの機会を見つけたりする場として非常に価値があります。同じフィールドの起業家やフリーランサーとの情報交換は、ビジネスの視野を広げ、新たな可能性を見つける絶好のチャンスです。
また、一人で仕事をすることが多いスモールビジネスやフリーランサーにとっては、こうした共有スペースは人間関係を広げるのにも役立ちます。仕事だけでなく、趣味やライフスタイルについての話題も共有し、仲間意識を深めることが可能です。
加えて、ビジネスコラボレーションの可能性もあります。同じ空間で働くことで、他のメンバーと自然と関わり合うことが多くなり、その中から共同プロジェクトの機会が生まれることもあります。
以上のように、シェアオフィスやコワーキングスペースは、コスト面でのメリットだけでなく、コミュニティとしての価値も高いことが理解できるでしょう。これらの利点を活用して、スモールビジネスの成功を目指しましょう。
一方、シェアオフィスやコワーキングスペースにはいくつかのデメリットも存在します。それらを理解することは、自分のビジネスに最適なオフィス選択をする上で重要です。
シェアオフィスやコワーキングスペースは、基本的に共有スペースなので、個人の荷物を保管することが難しい場合があります。一部の施設ではロッカーのレンタルをオプションとして提供していますが、これには制限があるため、大きな荷物や大量の資料を頻繁に持ち運ぶ必要がある場合は、これが問題となることがあります。
共有スペースという性質上、セキュリティ面での懸念もあります。個人情報を含む重要な書類や機密情報を扱うビジネスにとっては、共有スペースではなく、個別のオフィススペースを選択することが適切かもしれません。
また、シェアオフィスやコワーキングスペースでは、行政に許認可や免許が必要な事業の登記ができない場合があります。従って、このような要件を満たすビジネスを運営する場合、適切なオフィススペースの選択が必要となります。
また、電話を頻繁に使うビジネス、特に長時間の電話を必要とする業務は、シェアオフィスやコワーキングスペースでは難しいかもしれません。多くの場所では、他のユーザーの邪魔にならないよう、長時間の電話を制限しています。
最後に、特定のビジネスタイプ、特に大規模なチームを管理する必要があるビジネスや、プライバシーが重視されるビジネスにとっては、シェアオフィスやコワーキングスペースは最適な選択ではないかもしれません。具体的には、ミーティングスペースが限られていたり、他のユーザーとのノイズや邪魔が問題になることがあります。
結論として、シェアオフィスやコワーキングスペースは一部のビジネスにとっては非常に便利で費用効果的なオプションである一方で、全てのビジネスにとって最適な選択肢というわけではありません。ビジネスのニーズと要件を慎重に評価し、それに基づいて適切なオフィススペースを選択することが重要です。
バーチャルオフィスはその名の通り「仮想的」なオフィスであり、物理的な空間が存在しないため、訪問者や取引先との対面会議をここで開くことはできません。そのため、顔を合わせて商談をする必要があるビジネスには不向きと言えます。これに対して、シェアオフィスやレンタルオフィスなどは、顧客との対面会議を行うスペースが存在します。
バーチャルオフィスは、住所と電話番号だけを提供します。そのため、物理的な作業スペースが必要なビジネス、例えば、商品の組み立てやパッケージングなどは、バーチャルオフィスでは実現できません。これに対し、レンタルオフィスやシェアオフィスは、作業スペースも提供します。
バーチャルオフィスはビジネスの外見を向上させるためのツールとなりますが、物理的なオフィスが存在しないことから、一部の顧客からは信頼性が低く見られる可能性もあります。それは特に、高額な商品やサービスを取り扱うビジネスにおいては重要な問題となる可能性があります。
バーチャルオフィスでは郵便物の取り扱いが一部のサービスで困難な場合があります。一部のバーチャルオフィスは郵便物を受け取り、それをクライアントに転送するサービスを提供していますが、その頻度や量には制限があります。また、即時に郵便物を手に入れることが必要なビジネスにとっては、この遅延は大きな問題となる可能性があります。
以上のように、バーチャルオフィスはスモールビジネスの初期段階や、物理的な場所に縛られないビジネスにとっては有効な選択肢である一方、一部のビジネスモデルや業務フローにとっては制約やデメリットが生じる可能性があります。しかし、それらを理解し、自社のビジネスモデルやニーズに適しているかを慎重に評価することで、バーチャルオフィスは成功に向けた一歩となるでしょう。
バーチャルオフィスは、物理的なオフィススペースをレンタルする必要がないため、オフィスのリース料、設備投資、光熱費などのコストが大幅に削減できます。これは、新たにビジネスを始めるスタートアップやスモールビジネスにとって特に有利です。
バーチャルオフィスは、企業が事業所として登録できる住所を提供します。これにより、企業は都心のプレミアムな住所をビジネスの登記住所として使用でき、その結果、ビジネスの信頼性とプロフェッショナリズムを高めることができます。
バーチャルオフィスを利用すれば、ビジネスが成長したときに新しいスペースを探す必要がありません。また、ビジネスが縮小したときにも無駄なスペースを持つことがありません。つまり、ビジネスのニーズに応じてオフィススペースを柔軟にスケールアップまたはダウンできます。
バーチャルオフィスを使用することで、ビジネスのメールと電話を自宅から切り離すことができます。これにより、プライバシーを保護し、ビジネスと個人生活のバランスを維持することができます。
一部のバーチャルオフィスサービスでは、秘書サービスや受付サービスを提供しています。これにより、電話応対やメール管理などの日常的な事務作業を外部のプロフェッショナルに委託し、より重要なビジネス活動に集中することが可能となります。
起業をする際のオフィス選びは非常に重要なものとなります。ポイントとしてはどういった仕事をしていくのかで、オフィス選びは変わってきます。例えば、来客が多いのであればレンタル系はおすすめしませんので、賃貸オフィスが選択肢として考えられます。来客が少なく大半がネットや電話で成立するのであればバーチャルオフィスがおすすめです。バーチャルオフィスは費用が非常に安いので起業はもちろん副業をしている方にも人気であり、レンタルオフィスなどと比べてもそのコストパフォーマンスは群を抜いています。
自分の仕事はどのオフィスが適しているのか、そのオフィスはコスト的には問題ないのかなど、ある程度の基準を作ることによって、適切なオフィス選びをすることが出来ます。
最後になりますが、私たちの会社では、これから起業を計画している方や、すでに何年も前に会社を設立したがオフィスの閉鎖やダウンサイジングを考えている方々へ、バーチャルオフィスサービスを提供しています。詳しくは下記のリンクからバーチャルオフィスについての詳細な説明をご覧ください。
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