バーチャルオフィスのトラブルについて
この記事を読むことにより事前にトラブルやリスクになりそうな問題を把握できありがちなバーチャルオフィスのトラブルを回避することが可能ですので、是非最後までゆっくり一読ください。
「デメリット」を把握して
不安を解消
起業や個人事業主の開業では拠点となるオフィスが必要不可欠です。オフィスには様々な選択肢がありますが、バーチャルオフィスの場合、賃貸オフィスに比べ費用を最大1/100に抑えることが可能ですので、興味を持たれている方が多いのではないでしょうか?
しかしその反面「費用を安く抑えられるけどバーチャルオフィスには致命的なデメリットは無いのだろうか？」と不安に思われている方も多いと思います。
そこで今回はそのような不安を解消すべく、バーチャルオフィスの「メリット」「デメリット」を詳細に解説していきます。
弊社はこれまでバーチャルオフィスを11年間運営し、累計で1000社を超える様々な業種のお客様の起業のお手伝いをしていきました。
その経験から言えることは、たいていのお客様の場合バーチャルオフィスはメリットを感じていただけますが、業種や目的によっては「バーチャルオフィス」が向かない場合もあるということです。バーチャルオフィス以外の選択枝「レンタルオフィス」「シェアオフィス」「一般の賃貸オフィス」の方が良い場合もあります。
そもそもデメリットやメリットは比較して初めて生まれるもの。選択肢が複数あっての話です。
そこでこの記事では「バーチャルオフィス」以外の選択枝として
①レンタルオフィス
②シェアオフィス・コワーキングスペース
③賃貸オフィスもしくは「自宅開業」と比較して、どのような「メリット」で「デメリット」があるかを解説していきます。
この記事を読むことにより「バーチャルオフィス」と「レンタルオフィス」「コワーキング・シェアオフィス」とのメリットとデメリットを明確にわかるため、どの選択肢が最適は判断できるはずです。 貴重なお金と時間無駄にしないためにも是非最後まで目をお通しください。
目次
結論からいうと会社設立の登記の住所に「バーチャルオフィス」を利用しているからといって 銀行口座開設ができないということはありません。実態のある会社で事業内容および、経営計画がしっかりしていれば「バーチャルオフィス」で会社登記していても銀行口座の開設可能だといえます。
詳しくはこちらを御覧ください。これは都市伝説的な噂です。バーチャルオフィスを利用していると「社会保険」に加入できないというのは完全に間違いです。バーチャルオフィスを利用していても「社会保険」に加入できます。
そもそも会社を立ち上げると社会保険はほぼ強制的に加入が義務付けられています。
なぜこのような噂があったかというと、年金事務所から社会保険加入の事業主にはオフィスに「帳簿」賃金台帳などや「資料保管」の義務が求められます。しかしバーチャルオフィスには帳簿や資料などを保管する実際のオフィスが無いからです。
しかしオフィスがあろうが無かろうが会社を立ち上げれば、社会保険の加入が義務付けていますので社会保険に加入せざるえまえん。
バーチャルオフィスは他社と同一の住所を共有することになります。なぜ住所を他社と共有するとデメリットになるのでしょうか？。 それは取引先相手に不信感を与えてしまう場合が挙げられるからです。
レンタルオフィス、シェアオフィスの場合も住所を他社と共有することになりますが、共有する会社はせいぜい多くても数十社です。
一方バーチャルオフィスの場合スペースを借りないため、事実上無限大に会員を増やすことが可能です。人気バーチャルオフィスの場合1000社以上の会社が住所を共有していることも珍しくありません。
この共有する会社が多いことが、どのような問題に繋がるかというと２つ挙げられます。
1つ目の例を挙げると、取引先が名刺の住所でネット検索した時、同一住所で数多くの会社が表示されるため、取引先から不信感を抱かれる可能性があることです。
2つ目は同一住所を共有している企業の中でたまたま不祥事を起こす会社があった場合、住所が同一なので、そこから不信感に繋がる可能性があります。
住所を共有する会社が多いと取引先相手に不信感を与えてしまう可能性がありますので、その点は留意しておいた方がいいでしょう。
一般の会社、ネットショップ、組合、NPO、社団法人などはバーチャルオフィスの住所で法人登記ができます。違法ではありません。合法的に利用できます。
しかし古物商、士業（行政書士、司法書士、税理士）、職業紹介業、人材派遣、不動産業、建設業、探偵業、風俗業ど行政に対して許認可・届け出・免許が必要な事業の場合、行政に申請届出をする「住所」にバーチャルオフィスの住所を利用することができません。
何故利用できないかといえば、このような行政への許認可・免許が必要な業種の場合、書類保管、面談スペース、プライバシー保護、トラブル防止が求められ、実態のある通常のオフィスが必要になるからです。
そのため申請届出の住所にバーチャルオフィスの住所を利用することができません。詳細につきましては下記の捕捉と関連URLをご参照ください。
行政への許認可、免許の届け出が必要な業種を挙げて、バーチャルオフィス、シェアオフィス、レンタルオフィスでそれぞれ申請の可否を説明します。
古物営業を営む営業所には、「一定期間の契約」と「独立管理のできる構造設備」を求められます古物商の許可には古物の台帳を保管し、業務責任者である管理者がいる実体のある営業所が必要
職業紹介・人材派遣の許可申請のオフィス要件は高さ約180cmのパーテーションで区分けされた面談スペース、固定電話回線が必要です
建設業の許認可申請のオフィスは建物入口に表札や看板が必要で、営業所には独立した一室が必要。そのほか他商談スペース、固定電話機の設置が必要です。制約がかなり厳しいため。レンタルオフィスでも難しいです。
例えば税理士業務の場合事業開始するにあたり、税理士会の登録が必要です。行政書士が業務を開始しするのは 日本行政書士会連合会に登録が必要です。こちらの登録申請には実態のあるオフィスが必要になります。
探偵業を開始するにはトラブル防止のため責任者が常駐する実態のあるオフィスがないと許認可が下りません。
オフィスは自社専用の出入り口が必要であり、365日24時間も独占的に使用ができることが条件。専有部分で来客対応可能であることなど
これは一部の銀行で「バーチャルオフィス」の場合銀行口座の開設が不利になる場合があって、「銀行口座の開設ができない」ということではありません。
すべて口座開設は銀行判断ですが、「バーチャルオフィス」でも口座開設はできる場合が多いと言えます。
「バーチャルオフィスだと銀行口座開設ができない」と噂された背景には2つの理由があります。 1つは特殊詐欺などが流行により銀行が口座開設に厳しい審査をするようになったからです。
事実2019年頃までは、都市銀行以外のネット専用バンキングでは「バーチャルオフィス」利用事業者の口座開設を断っていました。
2つは一部の銀行では口座開設の条件としてオフィスの賃貸契約書の提出を求めるからです。
バーチャルオフィスはオフィスを借りているわけでなく、サービスの契約しているので賃貸契約書を出すことはできません。そのため賃貸契約書の提出が条件の場合口座開設が不利になる可能性があります。
しかし最近では「バーチャルオフィス」の認知もだいぶ進みました。そして法改正によりバーチャルオフィス運営会社も入会審査を厳格に行い詐欺業者の利用も減りました。その結果「バーチャルオフィス」を利用しているだけで口座開設を断れるケースは少なくなりました。
銀行が新規口座開設の審査で重視する点はオフィスの利用形態ではありません。「実態のある会社であるか無いか」「健全な事業を行っているか」です。
そのためレンタルオフィスや賃貸オフィスを利用していても、事業の実態が見えなければ銀行は取引しません。経営計画が明確で実態のある事業を行ってると銀行が判断すれば、オフィスの利用形態にかかわらず、銀行口座の開設の可能性は高いと言えます。
もちろん銀行に「実態のある会社で健全な事業」を行っていると判断してもらうため、会社案内、ホームぺージ、経営計画書などの入念な準備は必要です。一般の「賃貸オフィス」を借りている会社に比べたら不利には変わりませんので、不利な分を補うために会社の資料を充実させることをお薦めします。
最低限「会社案内」「ホームぺージ」「経営計画書」「商品サービスの提案書」などの資料は充実させて銀行口座開設に申しこみましょう。これらの資料の充実度と銀行口座開設ができる可能性は比例します。
銀行などの金融機関は「信用」がないとお金を貸しません。「信用」は過去の実績から生まれます。
そのため「バーチャルオフィス」利用しているいないに関わらず、創業したての実績がまだない会社が銀行から融資を受けるのはハードルが高いと言えます。
まして通常の事務所のあるオフィスのある企業と比べ「バーチャルオフィス」を利用していれば信用度はさらに低くなるので、銀行などの金融機関の融資が受けられない可能性があります。
そうはいっても、創業したばかりの小さな会社の場合、現実的には銀行からにお金を調達するより、日本政策金融公庫の創業融資などを利用することが多いと思われます。
日本政策金融公庫の創業融資の審査では、バーチャルオフィスだからといって不利になるということはありません。
しかしこれらの創業融資には審査があるので、審査で不利になる可能性はあります。
というのも「バーチャルオフィスでの起業の場合」通常のオフィスに比べ賃貸オフィスを借りる資金も必要なく、ある意味数万円で気軽に開業できます。
審査担当者は経営者の事業への本気度を見るので「バーチャルオフィス利用者」の場合、気軽に利用できる半面審査担当者からみれば本気度が低く感じられるはずです。
そのため創業融資を受けられなかった企業様もいらっしゃいます。
ひと昔前「バーチャルオフィス」があまり知られていない時代は、「バーチャルオフィス」を利用しているとオフィス自体が無いので、取引相手として敬遠されがちでした。
しかし最近では企業のテレワーク化が進み、オフィスを持たない企業も多くなってきました。
最近では「バーチャルオフィス」の認知も進み、それほど企業間取引の信頼関係に影響を与えないかと思います。しかし大手企業の一部では取引にオフィスの賃貸契約書などを求める会社もあり、しっかりとした「オフィス」を持ち合わせていないと取引して頂けない場合もあります。
バーチャルオフィスの場合住所だけ借りるということなるので、実際に仕事をするの場所は自宅になることが多くなります。
自宅で仕事するデメリットは仕事に集中できなかったり、公私のメリハリも効かないという点です。 会社勤めに慣れた方ほど、会社では仕事に集中できるのに家ではだらけてしまうといったこともあるのではないでしょうか？。
レンタルオフィスやシェアオフィスの場合、作業スペースを借りることになります。他の会社の方とスペースを共有する場合もありますが、まわりのみんなが仕事しているので、それがいい意味での刺激になり仕事の「集中力」「やる気」にも繋がるかもしれません。
仕事の環境は非常に重要です。自宅だと仕事に集中できないと思う方は、自宅の一室をオフィスを改造 仕したり、コワーキングスペースを定期的に利用するなど、仕事の環境づくりをすることをお薦めします。
バーチャルオフィスユーザーは一人で仕事される方が多いと思います。一人だとどうしても怠けてしまったりする場合があるかもしれません。そんな時コワーキングスペースを利用がおすすめ、時間単位でワークスペースを借りれます。仕事場の環境を変えることで「効率」や「やる気」も違ってきます。
なぜバーチャルオフィスだと人材採用に影響を及ぼすのかといえば、「常設オフィスが無い」ということは 求人応募の際求職者に不安を抱かれる場合があるからです。
常設オフィスが無いということは求職者に対して会社の経営基盤、将来性などに対して疑問を与えかねません。
パート採用ならまだしも正社員の採用ならなおさらです。
しかし最近ではテレワークも一般的になってきました。会社に出社せず家で仕事をするようなテレワークの雇用形態も増えているので、将来的にはさほど人材採用に影響を及ぼすことが無くなるかもしれません。
バーチャルオフィスの場合、他のレンタルオフィスやシェアオフィスに比べ郵便物の受取に時間がかかる場合があります。
何故ならバーチャルオフィスの場合その場所にいないからです。会社に届く郵便物は、自分で取りにいくか、郵便物の転送をしてもらうことなります。
しかし問題なのは急ぎで受け取りたい郵便物がある場合です。会社経営を始めると、取引先からの請求書、税務署、 銀行からの通知など、急ぎで対応しなければならない郵便物も届きます。
例えば大阪に住んでいて、東京のバーチャルオフィスを利用していた場合、わざわざ受けとりに行くこともできません。郵便物をすぐに転送してもらっても、到着するまで1～2日の時間がかかります。
特に自宅から遠距離の場所にバーチャルオフィスを契約している場合、郵便物については充分に注意した方がいいでしょう。
バーチャルオフィス利用者はオフィスの名義だけ借りるので通常の固定電話機やfaxが利用できません。
賃貸オフィスやレンタルオフィスの場合、NTTと契約すれば市外局番（03番号等）の固定電話機を利用することができます。これはオフィスの賃貸契約を結ぶからできることです。
バーチャルオフィスの場合はオフィススペースを借りないので、電話会社と契約することができず、固定電話回線を取得することができません。
そのため、バーチャルオフィス運営会社ではオプションという形で「電話転送サービス」や電話代行サービスを用意しています。
しかし「電話転送サービス」「電話代行サービス」は、通常の固定電話とは違い受信だけのサービスです。
特に営業などで電話やFAXの発信を頻繁に利用する業種では、固定電話が無いということは不便かもしれません。営業手法がテレアポなどの場合1日に大量の電話をかけるので、固定電話やFAXがないとパフォーマンスも落ちるでしょう。
まず何と言っても初期費用（イニシャルコスト）が安いというのがバーチャルオフィスのメリットです。
通常の賃貸オフィスのを借りる場合、まず敷金（保証金）で約6ヶ月から10ヶ月、前払い家賃、火災保険料、礼金仲介手数料も必要です。仮に賃貸料が10万円だとしても、100万円近く用意しなければなりません。
シェアオフィスやレンタルオフィスの場合、賃貸オフィスに比べ初期費用が安くなりますが、それでもスぺ―スを借りるため、月額利用料金の１～２ヶ月分で最低10万円以上が必要となるでしょう。
しかしバーチャルオフィスの場合スペースを借りないため、保証金などはかからないので月額利用料を除いた初期費用が１万円以内に抑えることができます。その分起業にかかる費用を抑えることができます。
バーチャルオフィスを利用する最大のメリットはずばり「月額のランニングコスト」が安いということです。バーチャルオフィスを選択される方はたいてい「月額ランニングコスト」が安いということで選ばれます。
例えば都内で月額10万円のワンルームの「賃貸オフィス」を借りたとしましよう。月々の賃貸費用の他に共益費用（水道や共有部分の利用料）、光熱費用、インターネット代、通信費用などで他に最低2万円が必要で、合計して12万円以上は必要になります。 レンタルオフィスの場合共益費用やインターネット代が含まれている場合が多く、多少は安くなりますがそれでも月々5万円～というのが相場です。
それに対してバーチャルオフィスの場合提供会社により異なりますが、月々2,000～5,000円程度が相場料金です。
維持費用が安いということはそれだけ経営に余裕が生まれ、柔軟性ができるということです。特に起業して間もない時期は得意先も少ないため売上も立たない場合が多いでの最低限のランニングコストを考えた方が得策です。
※賃貸オフィスやレンタルオフィスは都内ワンルームタイプを想定
万が一事業が失敗した場合やうまく行かない場合もバーチャルオフィスなら金銭的なリスクが低いのが特徴です。
一般の賃貸オフィス場合、契約内容にもよりますが、賃貸オフィスの契約期間は、2年間とされることが慣例です。
例えば事業がうまくいかずオフィス賃貸を2年未満で解約する場合、多額の違約金を払う可能性があります。
また違約金がかからなかったとしても、現状回復が発生したり多額の保証金が戻ってくることはないでしょう。つまり賃貸オフィスの場合、撤退するのにも多額のお金が発生するということになります。
レンタルオフィスの場合はどうかといえば、契約期間が1年未満というところが多く、1ヵ月単位のマンスリー契約や1週間単位のウィークリー契約などもあります。
一方バーチャルオフィスの場合もレンタルオフィスと同じで、毎月払いから1年間と様々なバリエーションが多い月々の支払いも2000円～5000円と安いため、万が一途中で解約しても金銭的な負担は少ないのダメージが少なくすみます。
起業や新規事業はも必ずしもうまくいくとは限りません。万が一失敗してもバーチャルオフィスなら金銭的な損失が最小限ですむのが特徴です。
バーチャルオフィスを利用すれば、自宅住所を公開することなく自分のプライバシーを守れます。これは自宅で開業した場合との比較において言えることです。自宅で開業し、法人登記した場合名刺、ホームぺージ、会社案内などの会社所在地に自宅の住所や電話番号を記載することになります。
これはアマゾンなどで個人でネットショップ開業する場合も同じです。
これらのネットショップ開業も「特定商取引法に基づく表記」の義務があり、自宅開業の場合自宅の住所や電話番号などをネットショップ内に記載しなければなりません。
ネットショップにしろ、リアルビジネスにしろ名刺やホームぺージに会社の住所を記載しないとビジネスの取引において信頼されることはないでしょうし。相手から信頼されなければ事業がうまくいくことはありません。
しかし万が一仕事でトラブルが発生した場合などを考えると、できる限り自宅の住所や電話は公にしない方が無難です。
特に若い女性の方はなおさらです。仕事上の付き合いが元でストーカーになることも充分にあり得る話です。
この点バーチャルオフィスを利用すれば、会社パンフ、ホームぺージ、名刺などにバーチャルオフィスの住所を利用できるのでプライバシーを守ることができます。
他の賃貸オフィスやレンタルオフィスに比べバーチャルオフィスの場合短期間で契約でき、法人登記までスピード起業できるのが特徴です。
賃貸オフィスの場合まずは場所探しから始まります。
しかし直ぐに条件の合うオフィスが決まるとは限りません。また仮に見つかったとしても、現在入居している企業が退去する迄の間数ヶ月待つ場合もあります。
さらにオフィスが決まっても、入居審査、賃貸契約、電話回線、内装工事、インターネットの契約手続きなど様々な手続き業務があります。そのため、オフィスが決まって入居できるまでに要する期間は半年以上かかることもざらです。
レンタルオフィスの場合賃貸オフィスに比べれば短縮されますが、必ずしも希望の部屋が必ずしも空いているとは限らず、現在の借主が退去するまで待つ場合が多いです。
バーチャルオフィスの場合は即日契約も可能（※当社の場合）で煩わしい手続きもほとんどありません。
免許証などの本人確認書類など必要な書類さえあれば、3～４日以内で契約でき、その後すぐに登記申請ができるのでバーチャルオフィスの契約から登記申請し会社設立まで最短２週間で可能です。スピード起業で会社設立を考えるならバーチャルオフィスに軍配が上がります。
バーチャルオフィスは低価格なので、例えばバーチャルオフィスを都道府県ごとに複数契約し営業拠点を増やせばホームぺージなどの集客に有利になる場合があります。
何故有利になるか2つ例を挙げます。
一つ目はユーザーに「全国展開している会社」と印象づけることができるからです。 東京だけに営業所がある会社よりかは東京以外にも名古屋、大阪、福岡、仙台などにも複数営業拠点をもっている会社の方が見栄えもよく信頼度も増します。
2つ目のはSEO上の有利な点です。 インターネット検索でユーザーは「地域名＋商品サービス名」で探す場合が多く見受けられます。これは 人は何か商品やサービスを購入しようとして、ネット検索すると自分の住んでいる場所や会社から距離の近い業者を探す傾向が強いからです。
例えば千葉でドアの修理業を営業している場合、ネット検索でホームぺージは「千葉」を含めた検索でヒットすることが多くなります。
東京や埼玉県などにもバーチャルオフィスを借りて拠点展開し、うまくホームページをつくり集客できれば、東京や埼玉県など地域でも検索にヒットし集客に繋がります。
またGoogleビジネスプロフィールなどでgoogleマップにも登録できるようになるため、「googleマップ」検索にもヒットするようになります。
このようにやり方次第ですがバーチャルオフィスを利用すれば集客力向上に繋がります。
例えば金融系の会社なら茅場町、IT系のベンチャー企業なら青山、渋谷、お堅い会社なら大手町、電気の会社なら秋葉原、場所にはそれぞれ固有のイメージがあります。
バーチャルオフィスを利用することにより所在地から会社のイメージアップ、ブランディングを図ることができます。
また初めての商談の際、名刺の住所が自宅の住所より、東京の一等地の住所を記載されていいた方が印象が良いということはいうまでもありません。
「東京のこの住所なら家賃が高いからそれなりに儲かっている会社なんだろうな・・・」など相手にそのような想像を抱かせることが可能です。
会社の所在地は想像以上に会社のイメージアップに貢献します。バーチャルオフィスを利用すれば低料金で会社のイメージアップに役立ちます。
これは運営するバーチャルオフィス会社により異なりますが、バーチャルオフィスで付属で付いているサポートに電話代行や経理代行等のサービスがあり、一緒に利用すると安くなったりと特典がある場合がございます。
その他経営のコンサル、助成金、補助金婚札サービス、定期的な役立つビジネスセミナーを開催したり、会員同士の横の繋がりができる異業種交流会を定期的に開催しているバーチャルオフィス会社もありますので、そういった面でもバーチャルオフィスはメリットがあります。
さてバーチャルオフィスの「メリット」と「デメリット」を見比べていかがでしたでしょうか？
例えば士業や不動産など許認可や免許が必要な事業を開始するため「バーチャルオフィス」を検討しているのならやめた方がいいでしょう。またお客様の接客が必要なスペースが必要だったり、ショールームが必要な事業の場合は不向きかもしれません。
しかしそれ以外で、最初は一人で起業しようと思う方には最適なサービスです。
バーチャルオフィスを使う最も大きなメリットは「コストの安さ」「会社スピード設立」「経済的なリスクの低さ」が挙げられます。起業したいけど「お金の工面が難しい」とお考えの方には、最もリスクが少ない形で会社を興せますので、ご一考頂ければ幸いです。
バーチャルオフィスのメリットとデメリットを理解された上で、利用してみたいと思う方は是非弊社のバーチャルオフィスプランをご利用ください。月額1,955円～ご利用可能です。
AUTHOR
オフィスナビ編集部
「バーチャルオフィスのオフィスナビ」のお役立ちコラムです。 バーチャルオフィス、起業、働き方のスタイルについて有益な情報を発信していきます。
お気軽にお問い合わせください
