東京のバーチャルオフィス

オフィスナビが選ばれる理由

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オフィス不要! テレワークを可能にするクラウドツール

2020年7月1日

ツール

目次

    オフィスを捨て全面テレワーク体制に移行したいと考えても、どう始めたらいいのか分らない、そういう悩みを耳にします。オフィスを捨てるには、その機能を代替し、テレワークを可能にするツールが不可欠です。SOHOツールやグループウェアは有料を含め高機能なものもありますが、コスト削減のためにお金をかけず実現したいもの。なるべく資金面で負担のないように、無料あるいは激安など、コストパフォーマンスに優れたクラウドツールを紹介します。

    1 オフィスはバーチャル? シェアオフィス?

    そもそもオフィス自体の代替品が必要

    オフィス
    全社的にテレワークへ移行するなら、オフィスはムダ。となると会社住所や代表電話・FAXをどうするかといった問題が出てきます。といって、社長の自宅住所を登記したりなど、個人事業でもない限りできないですね。そんなことをすれば信用ガタ落ちになるのは目に見えています。

    そこで、おススメしたいのは「バーチャルオフィス」「シェアオフィス」を利用する手。

    シェアオフィスはワンフロアに複数の会社が集る、文字通りのフロアのシェア。シェアハウスの会社版と考えればOKです。しかしこのシェアオフィス、意外にコストが高い、会社としてのプライバシーを保ちにくいといった難点があります。たとえば首都圏で駅徒歩5分以内と好アクセスの物件だと、月額8万円以上かかるのが普通。フロアは共有しても壁でシッカリ仕切られている物件となると、10数万円はかかると覚悟するべき。コストをケチれば駅から離れるか郊外になり、壁がない、鍵がないのはむしろ多数派になるので盗難や情報漏えいの心配がある。通常の賃貸オフィスより安くすむとしても、ちょっと問題がありますよね。

    手前ミソ的で恐縮ですが、それならバーチャルオフィスを選ぶほうがよほど賢明。都心一等地に住所登記できる上、03番号を引き続き利用可能なサービス、受付対応、電話秘書代行、電話転送、郵便物転送サービスもあります。登記住所と本体は別ですから、盗難や情報漏えいの心配もご無用。オフィスナビの『バーチャルオフィス格安コース』なら月額1,955円(税別)からスタートできるのでおトク。自信をもっておススメできます。

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    2 代表電話をどうするか

    電話は会社の“顔”でもある

    電話機
    会社には電話がつきもの。名刺、DM、パンフレット、ホームページにいたるまで、代表電話の番号を記載するのが当然です。仮に会社の電話番号が携帯の090や080だったりしたら、それこそ一発で信用をなくすでしょう。
    先ほど紹介したように、バーチャルオフィスなら低額で電話転送が可能で、東京03であれば移転後も以前から使っていた代表電話番号を引き続き利用できます(ナンバーポータビリティサービス)。受信がほとんどで、あまり電話による発信をしないなら、電話転送サービスで事足りるでしょう。

    では、バーチャルオフィスを選択しないケースでは、どういう方法があるのでしょうか?

    外出先から代表番号で電話をかけたい(新規取引先の担当者に携帯番号を教えていない・・・・・・、出てくれないカモ。そんな心配があるときに役立ちますね)ケースや、社員全員が在宅だが電話を発信することが多い。こういった要望を満たすなら「クラウドPBX」が推奨されます。

    クラウドPBXは楽天、ソフトバンクといった大手企業も行なっているサービスで、上に記した以外にも様々なメリットがあると評判です。以下、主要なメリットを記してみます。

    ① 通話料金が安い

    高額な携帯電話への通話料。1分程度でも17円前後かかるのが相場ですが、クラウドPBXなら4円近く安価に。市内通話でも3分で2円ほどの差が出ます。
    また、内線通話なら社員同士がどこにいても無料。日本国内のみならず、海外にいても無料です。

    ② スマホが代表番号に

    専用のアプリをスマホにインストールすれば、プライベート携帯であっても代表番号での受発信が可能です。テレワークで在宅でも代表番号でのやりとりができるのは、タイムイズマネーのビジネスマンにとって非常に有利、重宝です。

    ③ オフィス移転でも番号が変わらない

    この点はバーチャルオフィスのサービスと同じです。通常、局外への移転は番号の変更を伴いますが、クラウドPBXではどこへ行っても番号が変更されません。会社が頻繁に代表番号を変えるのはデメリットにしかならず、なるべくずっと同じにしたいものです。

    ④ クラウド上でFAXを取捨選択

    pbx
    代表番号と並び、会社に不可欠なのがFAX番号。いかにITの時代とはいえ、いまだ紙とハンコが大手を振っているのが日本企業の特徴ですね。
    クラウドPBXなら、クラウド上でFAX送受信および管理が可能。管理とは、必要、不要に分けて紙で印字するかどうかを選べるということです。ペーパーレス時代にはもってこいのサービスといえます。

    クラウドPBXの主な特徴を書きました。ようは、

    “固定電話がいらない”

    という大きなメリットがあるのです。

    会社の電話といえば持ち運べないモノというイメージですが、これはまさに携帯感覚。いよいよ、電話番も大量のビジネスフォンも、そもそもオフィス自体まで、不要な時代になってきた証ですね。

    また、通常、テレワークでのセールスは難しいとされますが、これなら少なくとも出社せず直行直帰可能な体制が整います。新規取引先との対面や、既存客との折衝だけ外で行い、あとは在宅勤務でもいい。ニュータイプの営業職を生み出すキッカケにできそうです。

    ちなみに「moTTEL」のクラウドPBXは月額3,980円 からと低価格。オフィスを解約してテレワーク体制へ移行すると決めたら、一考の余地アリ。
    (https://www.mot-net.com/mottel)

    3 デカイ&高額なファクシミリも不要です

    fax
    オフィスにはあって当り前のファクシミリも、もはや不要です。クラウドPBXの項でもFAX関連のサービスについて書きましたが、今、時代はまさにFAX不要へと舵を切っている最中です。

    だいいち、複合機なら図体がデカイ上に、高機能ならリース料が月額1万8,000円~2万5,000円程度と非常に高値です。コスト的にバカにならないですし、ペーパーレスが叫ばれている今日この頃。エコをも念頭に置いたら、やはり無用の長物といえますね。

    クラウドPBXも、むろん重宝なツールです。が、まずはFAXだけでもコスト軽減をとお考えなら「インターネットFAX」を利用するのも手段の一つ。

    インターネットFAXとは、字面の通り電話回線を用いず、インターネット回線を通じてFAX送受信が行なえるサービスです。ゆえにオフィスに社員がいなくても、あるいはオフィスそのものが存在しなくても、ネットにつながる環境さえあればFAX送受信が可能。相手先が紙で送信したものが、ネットを介してPDFファイルとして送られてきます。つまりノートPC、タブレット、スマホのいずれかが手元にあれば、外出先でもFAXの確認や閲覧ができるのです。

    当然、業務用複合機など場所を取りお金もかかるOA機器は不要。DMが送られてきてもデジタルデータですから、サクッと削除すればOK。よくあるムダ紙の心配をすることがありません。紙としてファイルを保管する必要がなく、データ管理もラクになります。紙にしたいものだけ、すればいい。そうした感覚になるわけですね。

    費用も「eFAX」なら月額1,500円からと破格の安値になっています。
    (https://www.efax.co.jp/)

    4 スケジュール管理&社内資料管理の問題解決

    スケジュール管理
    テレワークへ完全に移行するとしたら、社員のスケジュールや社内資料をいかに管理するかも課題になります。

    コロナウィルスの猛威によって全国的にテレワークが推進され、今回はじめて採用した企業の多くが、勤怠や業務の進捗などをどう管理するかの問題に直面しました。オフィスという空間を共有するのとは違い、社員個々の様子が見えない状況が、管理職の疑心暗鬼を生み、パワハラに近い過干渉をもたらしたケースもあります。機密情報を含む社内資料も、社員各自にまかせっきりというワケにはいかないですね。資料の管理は、やはり個人レベルではなく部署単位で行なうのが効率的で、セキュリティの面からみても安心です。

    では、スケジュール管理と社内資料管理について、どんなクラウドツールがあり、どんな使い方ができるのかを見てみましょう。

    ① Googleカレンダー、Googleドライブ、Googleスプレッドシート

    Google提供のアプリなら、ほとんどの機能を無料で利用できます。「Googleカレンダー」「Googleドライブ」「Googleスプレッドシート」を、社内共有のグループウェアとして活用する方法です。

    ・スケジュール管理ならGoogle カレンダーで十分。使い方も簡単で、これは個人的に用いる人も多いはずです。

    ・ファイル管理と共有には、GoogleドライブとGoogleスプレッドシートを使います。すべてのファイルをドライブ上に一括保管し、スプレッドーシートを使えば、メンバーと一つのドキュメントを同時に編集することができます。

    ・社内の共有資料や見積請求はGoogleドライブで管理します。営業資料、見積書、打合せ資料、総務関係の届出、勤怠表など。様々なファイルをフォルダごとに分け、クラウド上で管理することができます。また、Googleドライブは15GB の保存容量を無料で利用でき、PDFやWord、Excelなら、かなり大量に保管できます。

    ・Googleアプリならフォルダごとに共有設定ができるため、たとえば請求書は経理担当者だけがアクセスできるように、社員の個人情報なら人事部だけがアクセスできるように手配することも可能です。

    ・見積書をExcelで作成するケースは多いですが、表計算のGoogleスプレッドシートを利用すれば、ネット上で見積書や請求書を作成でき、共同編集も可能です。使い方はExcelとほぼ同じなので、ストレスなくスムーズにツール変更が叶うでしょう。

    現代版企業の“三種の神器”と呼べるこれらアプリですが、当初から扱うデータが大量になると明らかな場合は、有料サービスの「Google Suite」を用いるのがおススメです。どういったメリットがあるかというと、

    ・保存容量30GB
    ・独自ドメイン(通常のgmail.comではない)
    ・メールエイリアス最大30個(無料版は最大で5個)
    ・サポートが日本語。24時間365日対応
    ・メール監視
    ・管理コンソール(組織の管理者が社内ユーザーを一元管理できる)
    ・データ紛失なし
    ・不正アクセスは即通知

    念のため説明すると、メールエイリアスとは、一つのアカウントで作成できるメールアドレスの数です。付属機能の「Hangouts Chat」を使えば、リアルタイムでの社内コミュニケーションが可能。議題ごとにスレッド作成ができるため、部署内でも他部署とでも、スムーズにやりとりできます。無料と有料のどちらがよりビジネスシーンに適しているか、言うまでもないですね。

    また、有料版はデータ保存できる容量が倍の上、セキュリティが高度になるため安心できます。月額680円/1ユーザーとコストは子どものお小遣い程度。有料といっても、維持費用が格段に安いメリットがあります。

    追記として、共有フアィルストレージなら「DROPBOX」も便利。1ギガまでなら無料で使えます。そうしたサブとして使えるツールもあるので、要チェックです。

    ② 請求書作成&管理にはMISOCAが便利

    毎月のルーチン業務として、必ず発生するのが請求書の作成と送信です。小規模な会社の場合はExcelなどで作成してメールや郵送で送るケースが多いでしょう。

    が、しかし件数が多いとしたら、一件ごとに郵送やメール送信するのは相当な手間。せっかくパソコンで作成しても処理自体がアナログ方式では本末転倒というものです。また、請求書の間違いは致命的です。間違った金額が入金されても、なかなか文句は言いづらいもの。そうした過ちを犯さないためには、できる限りダブルチェックしたいところです。請求書を作成する人と、確認する人。両者で請求データを共有できたほうがが便利で効率的ですよね。

    さらに、メールで送るケースでも、送り先のアドレスを間違うなどのミス、いわゆるヒューマンエラーがありがちです。件数が多い場合に起こりがちなミスであるため、請求書だけは専用のクラウドを利用したほうが安全といえます。

    こうしたケースでのおススメは「MISOCA」。毎月発行する請求書について、自動で作成予約できます。面倒な入金管理もできるので、ヒューマンエラーを最大限防止するツールとして役立ちます。また、クラウドで作成した請求書の郵送サービスにも対応しており、請求業務の手間や負担が一気に軽減されること間違いなし。
    (https://ferret-plus.com/8103)

    そのほかにもあるMISOCAおススメのポイントを、以下に記します。

    ・メールで簡単送信可能
    あらかじめ顧客のメールアドレスを登録できて、ボタン一つで送信できる、従来のメールで請求書を送るのも可。

    ・見積作成機能がついている。

    ・請求書の自動送信機能付加。

    ・見積から入金までのステータスを管理
    見積から請求、入金までのステータスを管理できる。一覧で入金状況などの管理ができるため、入金管理もスムーズにできる。督促も簡単。

    ・郵送サービスもある
    どうしても請求書は紙ベースで、郵送でほしいというお客様に対応できる。

    ・回収保証や大手会計ソフトとの連携もある

    ・月100通まで送信で年間3万円と、コストが安いのも特徴。
    (https://www.misoca.jp/plan.html)

    5 社員のコミュニ―ケーション&仕事の依頼やタスク管理に使えるのは?

    最後に、社員同士がコミュニケーションを取るのに便利、あるいはタスク管理に最適なツールを紹介します。

    ① チャットワーク

    LINEやSkypeなど無料のメッセンジャーアプリが様々ある昨今ですが、使い勝手のよさなら「チャットワーク」が一番におススメできます。まず、アプリをインストールする必要がない、Google ChromeやMicroSoft EDGEなどブラウザを選ばずどれでも使えるのが利点です。機能がシンプルで誰でも使いこなせる仕様になっている点も、推奨できる理由です。

    社員に仕事を振る際や進捗管理には、付属のタスク管理機能を使えば便利。また、LINE感覚でグループをつくれるため、社員同士、クライアントとの連絡も簡単で間違いが起こりにくいようになっています。PDFやWordといったオフィスソフトのアップロードもできるので、チャットでやりとりしながら業務を共同で処理することも可能です。

    導入開始が非常にたやすいのも特徴。ブラウザとメールアドレスがあればすぐに使えるため、煩雑な手間がかかりません。3人以上のメンバーと同じタイムラインで会話できるので、ぞれぞれ別の場所にいる中で急なミーティングの必要が起きたケースでも対応がスムーズです。

    ② ZOOM

    社員の定例会議、朝礼、ミーティングには無料ビデオアプリ「ZOOM」を使うのもおススメ。

    ビデオアプリもメッセンジャーアプリ同様にLINEやSkypeが有名ですが、現在、最も高品質とされるのがZOOMです。創業者自身が遠距離恋愛を経験し、まるで直接対面しているかのように会話できるツールをつくりたいと試行錯誤して開発したアプリだけに、時差なくリアルタイム感覚で使えるのが強みです。

    ZOOMはパソコンだけでなくiPhone、iPad、Androidに対応しています。画面やファイルが共有でき、複数人とのビデオミーティングが行なえるので、遠方の相手に対するプレゼンにも活用可。ミーティング開始時刻、ミーティングの所要時間などを入力して会議のスケジュールを共有、管理することもできます。ミーティングをロックする機能もあるので、秘密の会議でも第三者に干渉されることがありません。

    6 直接会った方がいい場合や研修などには?

    便利なツールは数あれど、やっぱり直接会って話したいシチュエーションも数多い。ビジネスシーンでは、そうしたケースもままあるはず。古くから取引のある大事なお客様や、新入社員の研修など、該当しそうです。そんなときにオフィスがないのでは困ってしまう・・・・・・。

    こういった悩みを解決するには、時間貸しの「コワーキングスペース」「レンタルスペース」を借りるのがベターでしょう。

    コワーキングスペースは“共同で仕事する場所”という意味合いで、その場所に会社住所を登記でき、作業するスペースも確保できるサービス。それぞれの作業場を壁で仕切ったつくりではないので機密性に欠け、会社というよりはフリーライターなどの個人事業主向きですが、セミナールームや会議室をレンタルできる物件もあります。1時間500円の安値でレンタル可能な業者もあり、コストパフォーマンスに優れています。

    レンタルスペースは、会議、セミナー、あるいは撮影スタジオやパーティー会場、ワークショップなどなど、用途に合わせて様々な使い方のできる貸しスペースです。色々な部屋タイプがあるので、目的に応じたレンタルスペースを検索すれば大量に候補が出てきます。値段も様々ですが、東京都内でも1時間平均が400円程度となっており、とても安く借りられます。

    まとめ

    「ウチの会社はテレワークに向いてないよな・・・・・・」と諦めている経営者の方もおられるでしょう。理由は様々あるはずです。が、ツールを選んで使いこなせば、全面的には困難でも部署によって可、あるいは大幅なコスト削減が叶う部分もあるはず。ウィズコロナの時代だからこそオフィスにかかるムダを削り、生き残り戦略を立てたいものです。

     

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